Inbox चालू करें और टीमें सेट करें

टीम एक तरह की बातचीत का जवाब देने वाले लोगों का समूह है, जैसे बिक्री या सहायता। हर टीम अपनी बातचीत देखती है; नई बातचीत टीम को और चाहें तो उसके व्यक्ति को भेजी जाती है।

शुरू करने से पहले

• Inbox Sales & Customer Care और Kluvan One में है। सेटिंग्स → ऐप्स में चालू करें (अपने ऐप्स चुनें देखें)।
• इनबॉक्स सेट करें (टीमें, चैनल, समयसीमाएँ) अधिकार चाहिए। टीम में लोगों को अपनी टीमों का इनबॉक्स देखें और इनबॉक्स में ग्राहकों को जवाब दें दें (भूमिकाएँ और अधिकार देखें)।

चरण

1. Inbox खोलकर ऊपर इनबॉक्स सेटिंग्स चुनें (या सेटिंग्स से खोलें)।
2. टीमें के नई टीम बॉक्स में टीम का नाम और ईमेल के लिए आने वाले ईमेल का पता नाम (जैसे sales) भरें।
3. नई बातचीत किसे मिले चुनें: कोई नहीं (टीम लेती है), बारी से अगला उपलब्ध सदस्य या संपर्क के साथ आख़िरी काम करने वाला।
4. जवाब की समयसीमाएँ नीति और टीम प्रमुख (चूक की सूचना) चुनें।
5. रूटिंग शब्द (कॉमा से अलग) लिखें: पहले संदेश में इनमें से शब्द वाली नई बातचीत इस टीम को जाती है।
6. टीम के जवाब वाले चैनल टिक करें: WhatsApp, ईमेल, वेब चैट।
7. इनबॉक्स अधिकार वाला हर व्यक्ति इस टीम में है टिक करें या सदस्य एक-एक करके चुनें। बाहर हों तो लोगों को अनुपस्थित (नई बातचीत नहीं मिलती) में टिक करें।
8. AI मोड (ईमेल, वेब चैट) में टीम के लिए Front Desk का काम चुनें: बंद, व्यक्ति के भेजने के लिए मसौदे, सरल सवालों का जवाब देता है या अपनी सीमाओं में जवाब देता है।
9. सहेजें चुनें।
10. तैयार जवाब में अक्सर लिखे जवाबों का शीर्षक, टेक्स्ट और टीम (या सभी टीमें) जोड़ें। सहेजें चुनें।
11. रखरखाव और शांत घंटे में संदेश टेक्स्ट रखें (दिन, 30–365), ग्राहक की प्रतीक्षा के बाद बंद करें (दिन, 0 = कभी नहीं), शांत घंटे और ईमेल जवाबों पर नाम तय करें। सहेजें चुनें।

जानने योग्य बातें

• नई बातचीत कहाँ जाती है। जिस पते या चैट पर आई उसकी टीम को; वरना मौजूद रूटिंग शब्द वाली पहली टीम को; वरना उस चैनल की पहली टीम को।
• कौन क्या देखता है। व्यक्ति अपनी टीमों की बातचीत देखता है। हर टीम की बातचीत देखें सभी दिखाता है। मालिकों और प्रबंधकों के पास Inbox के सभी अधिकार हैं।
• दो एडमिन साथ में। संपादन के दौरान कोई सेटिंग्स सहेजे तो Kluvan फिर दिखाता है ताकि बदलाव दोबारा करें।
• शांत घंटे केवल मार्केटिंग टेम्पलेट रोकते हैं; ग्राहक के जवाब प्रभावित नहीं।
• WhatsApp Front desk सेटिंग्स में जुड़ता है: WhatsApp जोड़ें देखें।
• आगे: जवाब की समयसीमाएँ तय करें और बातचीत का जवाब दें।