ग्राहकों की भेजी फ़ाइलें और तस्वीरें

ग्राहक अक्सर लिखने के बजाय रसीद की तस्वीर, PDF या वॉइस नोट भेजते हैं। Front Desk पढ़े जाने से पहले हर फ़ाइल जाँचता है, उसे एक बार पढ़ता है और जो साफ़ नहीं पढ़ सकता उसे ग्राहक से लिखने को कहता है।

फ़ाइल के साथ क्या होता है

1. पहले जाँच। फ़ाइल सहेजने से पहले आकार, सामग्री का वास्तविक प्रकार (सिर्फ़ फ़ाइल नाम नहीं) और तस्वीरों के आयाम जाँचे जाते हैं। खोलने पर बहुत विशाल बनने वाले आर्काइव अस्वीकार होते हैं।
2. टीम के लिए रखी जाती है। स्वीकृत फ़ाइल केवल आपके संगठन के लिए सहेजी और बातचीत पर दिखाई जाती है।
3. एक बार पढ़ी जाती है। Front Desk तस्वीर या दस्तावेज़ की बात पढ़ता है। वही फ़ाइल फिर भेजने पर, दूसरी बातचीत में भी, दोबारा नहीं पढ़ी जाती।
4. अस्पष्ट तारीखें और रकम फिर पूछी जाती हैं। तस्वीर की तारीख या रकम साफ़ न पढ़ सके तो Front Desk कोई प्रस्ताव नहीं देता और पूछता है: “आपने जो भेजा उसमें तारीख और रकम साफ़ नहीं पढ़ सका। क्या आप यहाँ लिख सकते हैं?”

सीमाएँ

जाँच में विफल फ़ाइल पर जवाब मिलता है: “वह फ़ाइल नहीं खोल सका। क्या आप उसे साफ़ तस्वीर या 20 MB से छोटी PDF के रूप में फिर भेज सकते हैं?” उससे कुछ नहीं पढ़ा जाता।

जानने योग्य बातें

• वॉइस नोट लिखित रूप में बदले जाते हैं ताकि Front Desk और टीम पढ़ सकें; ऑडियो खुद नहीं रखा जाता।
• अतिरिक्त AI क्रेडिट नहीं। तस्वीर या वॉइस नोट पढ़ने पर AI क्रेडिट नहीं लगता: यह संबंधित जवाब का हिस्सा है। Front Desk के AI क्रेडिट देखें।
• दस्तावेज़ निर्देश नहीं है। तस्वीर या फ़ाइल में कुछ भी हो, Front Desk उसे केवल जानकारी मानता है, काम करने का आदेश नहीं।
• केवल आपका संगठन। फ़ाइल केवल आपके संगठन और उसकी अपनी बातचीत के भीतर खोली जा सकती है।
• त्रुटियाँ: जाँच से अस्वीकृत फ़ाइल पर fd_attachment_rejected; घोषित आकार, प्रकार या चेकसम से न मिलने पर fd_upload_invalid मिलता है।