গ্রাহকদের পাঠানো ফাইল ও ছবি

গ্রাহকেরা প্রায়ই লেখার বদলে রসিদের ছবি, PDF বা ভয়েস নোট পাঠান। Front Desk কিছু পড়ার আগে প্রতিটি ফাইল পরীক্ষা করে, একবার পড়ে এবং স্পষ্ট পড়তে না পারা বিষয় গ্রাহককে লিখতে বলে।

ফাইলের সঙ্গে যা হয়

1. আগে পরীক্ষা। সংরক্ষণের আগে আকার, বিষয়বস্তুর প্রকৃত ধরন (শুধু ফাইলের নাম নয়) এবং ছবির ক্ষেত্রে মাপ পরীক্ষা হয়। খুললে বিশাল আকার নেয় এমন আর্কাইভ প্রত্যাখ্যান করা হয়।
2. দলের জন্য রাখা হয়। গ্রহণ করা ফাইল শুধু সংস্থার জন্য সংরক্ষিত ও কথোপকথনে দেখানো হয়।
3. একবার পড়া হয়। Front Desk ছবি বা নথিতে কী আছে পড়ে। একই ফাইল আবার পাঠালে, অন্য কথোপকথনেও, দ্বিতীয়বার পড়া হয় না।
4. অস্পষ্ট তারিখ ও অঙ্ক আবার জিজ্ঞেস করে। ছবির তারিখ বা অঙ্ক পড়া কঠিন হলে Front Desk কিছু প্রস্তাব করে না এবং জিজ্ঞেস করে: “আপনার পাঠানোতে তারিখ ও অঙ্ক স্পষ্ট পড়তে পারিনি। এখানে লিখবেন?”

সীমা

পরীক্ষায় ব্যর্থ ফাইলের উত্তর: “ওই ফাইল খুলতে পারিনি। স্পষ্ট ছবি বা 20 MB-এর ছোট PDF হিসেবে আবার পাঠাবেন?” তা থেকে কিছু পড়া হয় না।

জেনে রাখুন

• ভয়েস নোট লিখিত প্রতিলিপি হয় যাতে Front Desk ও দল পড়তে পারে; অডিও নিজে রাখা হয় না।
• বাড়তি AI ক্রেডিট নয়। ছবি বা ভয়েস নোট পড়ায় AI ক্রেডিট লাগে না: সংশ্লিষ্ট উত্তরের অংশ। Front Desk-এর AI ক্রেডিট দেখুন।
• নথি কখনো নির্দেশ নয়। ছবি বা ফাইলে যা-ই থাক, Front Desk শুধু তথ্য হিসেবে ধরে, কিছু করার আদেশ হিসেবে নয়।
• শুধু আপনার সংস্থা। ফাইল শুধু সংস্থা ও তার নিজের কথোপকথনের ভেতরে খোলা যায়।
• ত্রুটি: পরীক্ষায় প্রত্যাখ্যাত ফাইলে fd_attachment_rejected; ঘোষিত আকার, ধরন বা চেকসাম না মিললে fd_upload_invalid আসে।