Front Desk-কে ইমেইল ও ওয়েব চ্যাটের উত্তর দিতে দিন

ইমেইল ও ওয়েবসাইটের চ্যাটে Front Desk (AI) প্রতিটি দলের AI মোড (ইমেইল, ওয়েব চ্যাট) অনুসরণ করে। এটি প্রকাশিত জ্ঞান ও রেকর্ড থেকে উত্তর দেয়, দলের জন্য খসড়া লেখে বা বন্ধ থাকে, এবং মানুষ দরকার হলে কথোপকথন দলকে হস্তান্তর করে। WhatsApp-এ Front Desk বরং Front desk সেটিংস অনুসরণ করে (Front Desk কীভাবে উত্তর দেয় বাছুন দেখুন)।

শুরু করার আগে

• আপনার ইনবক্স সেট আপ (দল, চ্যানেল, সময়সীমা) অধিকার দরকার।
• আগে ওয়েব চ্যাট বা দলের ইমেইল গ্রহণের ঠিকানা সেট আপ করুন।
• Front Desk-কে উত্তর দেওয়ার উপকরণ দিন: Front Desk-এর জ্ঞান পরিচালনা।

ধাপ

1. Inbox → ইনবক্স সেটিংস খুলুন।
2. দল-এর নিচে ওয়েব চ্যাট বা ইমেইল ঠিকানার উত্তরদাতা দল খুঁজুন।
3. তার AI মোড (ইমেইল, ওয়েব চ্যাট) বাছুন:
   • বন্ধ: Front Desk উত্তর দেয় না; আপনার দল দেয়।
   • মানুষের পাঠানোর জন্য খসড়া: Front Desk কথোপকথনে AI খসড়া লেখে; মানুষ পাঠান বা বাদ দেন।
   • সহজ প্রশ্নের উত্তর দেয় বা নিজের সীমার মধ্যে উত্তর দেয়: Front Desk আপনার প্রকাশিত সেটআপের সীমার মধ্যে প্রকাশিত জ্ঞান ও রেকর্ড থেকে নিজে গ্রাহককে উত্তর দেয়, বাকিটা দলকে হস্তান্তর করে। মানুষ চাইলে গ্রাহক সরাসরি দলের কাছে যান।
4. সংরক্ষণ বাছুন।

Inbox-এ যা দেখবেন

• Front Desk কাজ করে এমন কথোপকথনে মোডসহ AI front desk এখানে কাজ করে বার দেখায় এবং তার বার্তা AI চিহ্নিত থাকে।
• খসড়া মোডে AI খসড়া পড়ুন, প্রয়োজনে বদলে পাঠান বাছুন, অথবা বাদ দিন।
• নিজে উত্তর দিতে দায়িত্ব নিন বাছুন। কেউ সহকারীকে ফেরত দিন না বাছা পর্যন্ত Front Desk চুপ থাকে। হস্তান্তর নেওয়া ও ফিরিয়ে দেওয়া দেখুন।

জেনে রাখুন

• কয়েকটি বার্তা, একটি উত্তর। গ্রাহক পরপর কয়েকটি বার্তা পাঠালে Front Desk একটু অপেক্ষা করে একসঙ্গে উত্তর দেয়।
• AI ইমেইল উত্তরের দৈনিক সীমা। Front Desk দিনে সর্বোচ্চ 200টি AI ইমেইল উত্তর পাঠায় (সংস্থার স্থানীয় দিন)। এরপর নতুন ইমেইল দলের কাছে যায় এবং ব্যবস্থাপকেরা সেদিন একটি নোটিশ পান: “Front Desk আজকের ইমেইল উত্তরের সীমায় পৌঁছেছে, তাই নতুন ইমেইল আপনার দলের কাছে যায়।” স্বাভাবিক ছোট প্রাপ্তিস্বীকার তবুও গ্রাহককে পাঠানো হয়।
• স্বয়ংক্রিয় প্রাপ্তিস্বীকার। ইমেইল দলের কাছে গেলে গ্রাহক স্বয়ংক্রিয় উত্তর চিহ্নিত একটি ছোট প্রাপ্তিস্বীকার পান। প্রতি কথোপকথনে দিনে সর্বোচ্চ একটি, প্রতি ঠিকানায় সর্বোচ্চ তিনটি যায়। অফিসের বাইরে থাকার ইমেইল ও নিউজলেটারের উত্তর কখনো দেওয়া হয় না।
• অযাচাইকৃত প্রেরক। প্রেরক পরীক্ষা (SPF, DKIM বা DMARC) পাস না করে আসা ইমেইল আগের কথোপকথনে যোগ হয় না, বিষয় মিললেও নয়। অযাচাইকৃত প্রেরক চিহ্নিত নতুন কথোপকথন খোলে। কে লিখেছেন না জানা পর্যন্ত অ্যাকাউন্ট বা অর্ডারের তথ্য দেবেন না।
• নতুন “হ্যাঁ” শুধু গণ্য হয়। বুকিং বা অর্ডার গ্রাহকের নিজের নতুন বার্তাতেই এগোয়; পুরোনো ইমেইল থেকে উদ্ধৃত “হ্যাঁ” কখনো নিশ্চিতকরণ হিসেবে ধরা হয় না।
• AI ক্রেডিট। Front Desk-এর পাঠানো উত্তর আপনার AI ক্রেডিটের হিসাবে পড়ে। Front Desk-এর AI ক্রেডিট দেখুন।
• দলের ঠিকানায় ইমেইল গ্রহণ প্রাথমিক প্রবেশাধিকার পর্যায়ে; গ্রাহকের ইমেইল গ্রহণ দেখুন।