WhatsApp কথোপকথনের দায়িত্ব নিন

গ্রাহকের মানুষ দরকার হলে দল ইনবক্সে উত্তর দেয়। কেউ কথোপকথন ফেরত না দেওয়া পর্যন্ত Front Desk চুপ থাকে।

শুরু করার আগে

• মালিক, ব্যবস্থাপক বা বাকি: কার কাছে পাওনা, পেমেন্ট নথিভুক্ত অধিকার থাকতে হবে: পাতায় গ্রাহকদের নাম ও কথা থাকে।
• এটি Front Desk-এর WhatsApp দৃশ্য। একই কথোপকথন দল, দায়িত্ব ও সময়সীমাসহ ভাগ করা Inbox-এও থাকে (কথোপকথনের উত্তর দিন দেখুন)।
• WhatsApp যুক্ত থাকতে হবে। WhatsApp যুক্ত করুন দেখুন।

ধাপ

1. Inbox → Front desk খুলুন।
2. দলকে দেওয়া কথোপকথন আগে দেখতে আপনাকে দরকার ফিল্টার বাছুন।
3. কথোপকথন বাছুন। ছবি, ভয়েস নোটের প্রতিলিপি ও প্রতিটি বার্তার পৌঁছানোর অবস্থাসহ বার্তা খোলে।
4. ওপরে কে উত্তর দেয়: দেখুন। সহকারী এখনো উত্তর দিলে দায়িত্ব গ্রহণ বাছুন। এ গ্রাহককে উত্তর থামে এবং প্রস্তুত উত্তর পাঠায় না।
5. আমাকে দায়িত্ব দিন বাছুন যাতে দল জানে কার কাছে আছে।
6. উত্তর লিখুন…-এ লিখে উত্তর বাছুন।
7. শেষ হলে সহকারীকে ফেরত দিন বাছুন।

কথোপকথন কখন দলে যায়

গ্রাহক মানুষ চাইলে, তথ্য থেকে উত্তর না পেলে, অভিযোগে, কিছু ব্যর্থ হলে, উত্তর পরীক্ষা পাস না করলে বা আজকের উত্তর শেষ হলে Front Desk হস্তান্তর করে। গ্রাহক একটি বার্তা পান যে দলের সদস্য এখানে উত্তর দেবেন। কথোপকথনে কারণ দেখায়, যেমন মানুষ চেয়েছে বা উত্তর দিতে না পারা প্রশ্ন।

জেনে রাখুন

• উত্তরের সতর্কতা। হস্তান্তরিত গ্রাহক গ্রাহক এত মিনিটের বেশি অপেক্ষা করলে মালিককে সতর্ক করুন (ডিফল্ট 15) পেরোলে মালিক প্রতি হস্তান্তরে একবার WhatsApp গ্রাহক অপেক্ষায় সতর্কতা পান। মালিকের সতর্কতা দেখুন।
• 24 ঘণ্টার সময়সীমা। পাতা জানায় কখন পর্যন্ত স্বাধীন উত্তর সম্ভব। গ্রাহকের বার্তা ছাড়া 24 ঘণ্টা পরে আবার না লেখা পর্যন্ত WhatsApp স্বাধীন উত্তর দেয় না, আপনার উত্তর প্রত্যাখ্যাত হয়।
• খসড়া। খসড়া মোডে (বা পাইলট তালিকার বাইরের নম্বরে) সহকারীর লেখা সহকারীর খসড়া দেখায়; পরীক্ষা করে এই খসড়া পাঠান বাছুন।
• নিশ্চিত নয়। পৌঁছানো নিশ্চিত না হওয়া বার্তায় নিশ্চিত নয় ও আবার পাঠান থাকে; এটি নতুন বার্তা পাঠায়।
• দলের কেস বন্ধ করলে সহকারী জাগে না। শুধু সহকারীকে ফেরত দিন তা করে। দলের কেসে কাজ দেখুন।
• এই গ্রাহক মুছুন (শুধু মালিক) গ্রাহকের কথোপকথন, ছবি, সারাংশ ও কেস মুছে দেয়। ফেরানো যায় না। গ্রাহকের গোপনীয়তার অনুরোধ সামলান দেখুন।
• অন্য কেউ আগে নিয়েছেন। সহকর্মী একই সময়ে নিলে অন্য ব্যক্তি আগে এই কথোপকথন নিয়েছেন দেখেন। হস্তান্তর নিন ও ফেরত দিন দেখুন।
• কথোপকথনের বাইরের সমস্যা, যেমন হয়তো না পৌঁছানো উত্তর, Front desk-এর ব্যতিক্রম পাতায় আছে (মালিক ও ব্যবস্থাপক)।
• এই পাতার একমাত্র দায়িত্ব দেওয়া আমাকে দায়িত্ব দিন। দল, নিয়ম, হস্তান্তর ও সময়সীমা Inbox-এ: দায়িত্ব দেওয়া ও হস্তান্তর এবং উত্তরের সময়সীমা ঠিক করুন দেখুন।