Ambil alih percakapan WhatsApp

Saat pelanggan memerlukan manusia, tim menjawab dalam kotak masuk. Resepsionis diam sampai seseorang mengembalikan percakapan.

Sebelum memulai

• Anda harus menjadi pemilik, manajer, atau memiliki Kredit: siapa berutang, catat pembayaran: halaman berisi nama dan pesan pelanggan.
• Ini tampilan WhatsApp Resepsionis. Percakapan yang sama juga ada dalam Kotak Masuk bersama, dengan tim, penugasan dan tenggat (lihat jawab percakapan).
• WhatsApp harus terhubung. Lihat hubungkan WhatsApp.

Langkah-langkah

1. Buka Kotak Masuk → Resepsionis.
2. Pilih filter Memerlukan Anda untuk melihat percakapan yang diserahkan ke tim terlebih dahulu.
3. Pilih percakapan. Pesan terbuka dengan gambar, transkrip pesan suara, dan status pengiriman tiap pesan.
4. Periksa Siapa menjawab: di atas. Jika asisten masih menjawab, pilih Ambil alih. Asisten berhenti menjawab pelanggan dan balasan yang sudah disiapkan tidak dikirim.
5. Pilih Tugaskan kepada saya agar tim mengetahui penanggung jawabnya.
6. Ketik pada Tulis balasan… dan pilih Balas.
7. Setelah selesai, pilih Kembalikan ke asisten.

Saat percakapan diserahkan ke tim

Resepsionis menyerahkan saat pelanggan meminta manusia, tidak dapat menjawab dari informasi Anda, ada keluhan, terjadi kegagalan, balasan tidak lolos pemeriksaan, atau jawaban hari ini habis. Pelanggan menerima satu pesan bahwa anggota tim akan menjawab di sini. Alasan muncul pada percakapan, misalnya Meminta manusia atau Pertanyaan yang tidak dapat dijawab.

Perlu diketahui

• Peringatan tanggapan. Jika pelanggan yang diserahkan menunggu lebih lama dari Peringatkan pemilik saat pelanggan menunggu lebih dari (menit) (bawaan 15), pemilik mendapat Pelanggan WhatsApp menunggu, sekali per serah terima. Lihat peringatan pemilik.
• Jendela 24 jam. Halaman menunjukkan batas waktu balasan bebas. Setelah 24 jam tanpa pesan pelanggan, WhatsApp tidak mengizinkan balasan bebas sampai mereka menulis lagi, dan balasan ditolak.
• Draf. Dalam mode Draf (atau nomor di luar daftar percontohan), teks asisten muncul sebagai Draf oleh asisten; periksa lalu pilih Kirim draf ini.
• Belum dikonfirmasi. Pesan yang pengirimannya belum dikonfirmasi menampilkan Belum dikonfirmasi dengan Kirim lagi, yang mengirim pesan baru.
• Menutup kasus tim tidak mengaktifkan asisten lagi. Hanya Kembalikan ke asisten yang melakukannya. Lihat tangani kasus tim.
• Hapus pelanggan ini (hanya pemilik) menghapus percakapan, gambar, ringkasan, dan kasus pelanggan. Tidak dapat diurungkan. Lihat tangani permintaan privasi pelanggan.
• Orang lain lebih cepat. Jika rekan mengambil percakapan bersamaan, Anda melihat Orang lain mengambil percakapan ini lebih dahulu. Lihat ambil dan kembalikan serah terima.
• Masalah di luar percakapan, seperti balasan yang mungkin belum tiba, berada pada halaman pengecualian Resepsionis (pemilik dan manajer).
• Tugaskan kepada saya adalah satu-satunya penugasan di halaman ini. Tim, aturan penugasan, serah terima, dan tenggat ada dalam Kotak Masuk: lihat tugaskan dan serahkan dan atur tenggat tanggapan.