Bekerja dengan Resepsionis di Kotak Masuk

Resepsionis adalah AI di Kotak Masuk Anda. Resepsionis menjawab pelanggan melalui WhatsApp, e-mail, dan obrolan situs Anda berdasarkan jawaban, pengetahuan, dan catatan Anda sendiri, atau menulis draf untuk tim. Semua tulisannya diberi label AI, dan manusia dapat mengambil alih kapan saja. WhatsApp memerlukan akun WhatsApp Business milik organisasi Anda sendiri.

Sebelum memulai

• Anda memerlukan Balas pelanggan di kotak masuk.
• Cara Resepsionis menjawab di WhatsApp diatur pada Pengaturan Resepsionis (lihat memilih cara Resepsionis menjawab). Pada e-mail dan obrolan web, Resepsionis mengikuti Mode AI (e-mail, obrolan web) setiap tim di Pengaturan kotak masuk.

Langkah-langkah

1. Buka Kotak Masuk. Percakapan tempat Resepsionis aktif menampilkan lencana AI dalam daftar.
2. Buka salah satunya. Bilah menampilkan Resepsionis AI bekerja di sini beserta modenya, dan pesannya ditandai AI.
3. Jika Resepsionis menulis Draf AI, baca dan edit teksnya jika perlu.
4. Jika draf menyebut harga atau jumlah yang tidak ditemukan Kluvan dalam catatan Anda, centang Saya telah memeriksa angka ini: … setelah memeriksanya.
5. Pilih Kirim untuk mengirim draf, atau Buang untuk menghapusnya.
6. Untuk menjawab sendiri, pilih Ambil alih. Bilah berubah menjadi AI dijeda dalam percakapan ini: tim menjawab di sini. Mengirim balasan sendiri juga mengambil alih percakapan.
7. Ketika pelanggan tidak lagi memerlukan manusia, pilih Kembalikan ke asisten.

Perlu diketahui

• AI tidak pernah menyela manusia. Setelah seseorang mengambil alih atau membalas, Resepsionis tetap diam dalam percakapan itu sampai Kembalikan ke asisten dipilih. Menutup percakapan tidak mengembalikannya.
• Serah terima. Ketika Resepsionis menyerahkan pelanggan kepada tim, penanggung jawab (atau pemimpin tim) mendapat pemberitahuan “Resepsionis (AI) menyerahkan … kepada tim”, dan tenggat respons terus berjalan.
• E-mail dan obrolan web. Di sana Resepsionis mengikuti Mode AI (e-mail, obrolan web) tim: menjawab, menulis draf, atau tetap nonaktif. Lihat mengizinkan Resepsionis menjawab e-mail dan obrolan web.
• Siapa yang menjawab. Pada halaman Resepsionis, setiap percakapan menampilkan Siapa yang menjawab: asisten, anggota tim, menunggu manusia, atau tidak ada (dijeda). Lihat mengambil dan mengembalikan serah terima.
• Balasan otomatis (e-mail di luar kantor, buletin) tidak pernah dijawab oleh Resepsionis.
• Angka yang tidak dapat dibuktikan tidak dapat dikirim dengan satu klik: centang wajib diberikan.
• Halaman WhatsApp. Resepsionis di bilah samping Kotak Masuk mempertahankan tampilan WhatsApp dengan kasus tim; lihat mengambil alih percakapan WhatsApp dan menangani kasus tim.