Menerima reservasi melalui Resepsionis

Resepsionis dapat membuat, memindahkan, dan membatalkan janji temu pelanggan di Reservasi. Resepsionis hanya menawarkan waktu yang benar-benar kosong, menahan waktu pilihan untuk sementara, dan tidak membuat reservasi sampai pelanggan mengatakan “ya” dalam pesan baru.

Sebelum memulai

• Siapkan Reservasi dengan layanan, staf, dan jam buka Anda, lalu aktifkan reservasi online. Lihat menyiapkan Reservasi.
• Di WhatsApp, centang Terima reservasi di sini (aturan halaman reservasi online berlaku) pada Pengaturan Resepsionis. Pada obrolan web dan e-mail, mode AI tim harus mengizinkan Resepsionis menjawab (lihat mengizinkan Resepsionis menjawab e-mail dan obrolan web).
• Untuk deposit, hubungkan akun pembayaran organisasi pada Pengaturan → Pembayaran (lihat Pengaturan → Pembayaran).

Alur reservasi

1. Pelanggan meminta waktu. Resepsionis menawarkan waktu kosong dari Reservasi, masing-masing dengan tanggal dan zona waktu, misalnya “2026-10-29 23:30 (UTC+03:00)”.
2. Pelanggan memilih satu. Resepsionis menahannya hingga dua menit agar tidak diambil orang lain sementara itu.
3. Resepsionis meminta konfirmasi: “Untuk mengonfirmasi reservasi Anda pada …, balas YA. Belum ada reservasi sampai Anda membalas.”
4. Pelanggan menjawab YA dalam pesan baru. Hanya setelah itu reservasi ditulis di Reservasi, satu kali, dan pelanggan menerima “Reservasi Anda pada … telah dikonfirmasi” beserta nomor reservasi.
5. Reservasi muncul di Reservasi seperti yang lain, beserta pengingatnya.

Deposit

Ketika layanan meminta deposit, Resepsionis mengirim tautan pembayaran dari akun pembayaran Anda sendiri kepada pelanggan: “Untuk menahan reservasi Anda pada …, silakan bayar deposit di sini: …”.

• Dibayar tepat waktu: reservasi dikonfirmasi dan deposit dicatat pada reservasi.
• Dibayar setelah penahanan berakhir: tidak ada reservasi otomatis. Pelanggan diberi tahu bahwa tim akan mengembalikan dana atau mengatur waktu baru, dan halaman Pengecualian Resepsionis menampilkan Deposit tiba setelah penahanan kedaluwarsa. Pilih Kembalikan deposit (dikembalikan satu kali melalui penyedia pembayaran yang sama) atau Buat reservasi lagi jika waktunya masih tersedia.

Perlu diketahui

• “Ya” diperlukan setiap kali. Ya untuk pukul 10:00 tidak dapat mengonfirmasi perubahan ke 11:00; Resepsionis meminta lagi (fd_confirmation_stale). Pada e-mail, “ya” yang dikutip dari pesan lama tidak pernah dihitung.
• Penahanan waktu berakhir. Jika pelanggan menjawab setelah penahanan berakhir, Resepsionis menawarkan pencarian waktu lain (fd_hold_expired).
• Perubahan jam. Waktu yang tidak ada pada hari tersebut ditolak dengan pilihan waktu sebelum dan sesudahnya; waktu yang terjadi dua kali ditawarkan dua kali, masing-masing beserta selisih UTC-nya (fd_time_not_local).
• Memindahkan reservasi memesan waktu baru terlebih dahulu, lalu membatalkan waktu lama. Jika waktu lama tidak dapat dibatalkan, pelanggan tetap mendapatkan waktu baru dan halaman pengecualian menampilkan Reservasi yang dipindahkan masih menyimpan waktu lama; pengingat untuk waktu lama tidak dikirim.
• Belum yakin berhasil? Pelanggan menerima “Kami masih memeriksa apakah reservasi Anda berhasil”, waktu tetap diblokir, dan Kluvan memeriksa lagi secara otomatis. Tidak ada reservasi ganda.
• Identitas pelanggan. Resepsionis menemukan pelanggan dalam catatan melalui nomor telepon atau e-mail, bukan nama, atau membuat pelanggan baru. Memindahkan atau membatalkan reservasi yang ada memerlukan pelanggan yang dapat dikonfirmasi oleh saluran.
• Pelanggan yang Anda blokir di Reservasi tidak dapat membuat reservasi melalui Resepsionis: mereka diberi tahu bahwa anggota tim akan membantu, lalu percakapan diteruskan kepada tim.
• Penyedia pembayaran. Deposit bekerja dengan akun pembayaran yang terhubung pada Pengaturan → Pembayaran (saat ini Paymob). Stripe masih dalam akses awal dan muncul di sana setelah koneksi Stripe Kluvan dibuka.
• Google Kalender segera hadir. Membaca waktu sibuk staf dari Google Kalender dan menulis reservasi Resepsionis ke dalamnya sudah dibuat tetapi belum tersedia: fitur masuk Google Kluvan masih harus dibuka.