Jawab percakapan di Kotak Masuk

Kotak Masuk memiliki tiga bagian di komputer: tampilan di kiri, daftar percakapan di tengah, dan percakapan terbuka dengan panel kontak di kanan. Di ponsel, satu bagian ditampilkan setiap kali.

Sebelum memulai

• Anda memerlukan Lihat kotak masuk tim sendiri dan Balas pelanggan di kotak masuk.

Langkah-langkah

1. Buka Kotak Masuk.
2. Pilih tampilan: Milik saya, Belum ditugaskan, Menunggu pelanggan, Segera melewati tenggat, Sebutan, Ditunda, Ditutup, atau Semua terbuka. Dengan beberapa tim, pilih tim di Tim.
3. Untuk mencari percakapan, ketik pada Cari (nama, nomor, email, subjek, atau kata), pilih Saluran, lalu Tampilkan. Untuk menyimpan filter, buka Simpan tampilan ini, ketik Nama tampilan, lalu Simpan.
4. Pilih percakapan. Pesan terbuka beserta gambar, transkrip pesan suara, berkas, dan status pengiriman tiap pesan.
5. Jika belum ada penanggung jawab, pilih Ambil.
6. Ketik pada Balas, atau pilih Balasan siap pakai dan sesuaikan.
7. Centang Tetap terbuka jika akan menulis lagi; jika tidak, percakapan menjadi Menunggu pelanggan setelah balasan.
8. Pilih Kirim.
9. Di kanan, dalam Penanggung jawab dan status, ubah Status atau Prioritas (Rendah, Normal, Tinggi, Mendesak) lalu pilih Simpan, atau pilih waktu pada Tunda hingga lalu Tunda.
10. Setelah selesai, pilih Tutup. Pilih Buka kembali untuk mengembalikannya.

Membalas di luar jendela

WhatsApp hanya mengizinkan balasan bebas dalam 24 jam sejak pesan terakhir pelanggan. Setelah itu, kotak balasan menjelaskan bahwa Anda hanya dapat mengirim templat WhatsApp yang disetujui: ketik Nama templat disetujui, Bahasa templat, Kategori templat (Pembaruan layanan atau Pemasaran), serta Nilai (dipisahkan |). Templat pemasaran memerlukan persetujuan pelanggan tercatat dan tidak pernah dikirim selama jam tenang. Percakapan email, chat web, dan portal tidak memiliki jendela.

Perlu diketahui

• Dua orang, satu balasan. Jika rekan sedang menulis atau baru membalas, Kluvan memperingatkan dan menyimpan balasan Anda; baca ulang percakapan dan centang Tetap kirim jika masih diperlukan.
• Dikirim sekali. Balasan tidak pernah dikirim dua kali, bahkan setelah klik ganda atau koneksi terputus.
• Kembali otomatis. Percakapan ditunda kembali pada waktunya, dan percakapan ditutup terbuka lagi saat pelanggan menulis. Percakapan menunggu pelanggan ditutup setelah jumlah hari yang diatur.
• Panel kontak menunjukkan catatan pelanggan, faktur dan penawaran terbuka (dengan hak Pembukuan), tiket dan perintah kerja terbuka, persetujuan, serta percakapan lain.
• Laporan. Tab Laporan menunjukkan percakapan, tanggapan pertama, penyelesaian, dan tenggat terlewati per saluran dan penanggung jawab (lihat atur tenggat tanggapan).
• Terkait: tugaskan dan serahkan, catatan dan sebutan.