Jawab pesan portal di Kotak Masuk

Saat orang dari perusahaan pelanggan atau pemasok menulis pesan pada catatan di portal (faktur, pesanan, proyek), Kotak Masuk menerimanya sebagai percakapan saluran Portal, satu per perusahaan dan catatan. Anda menjawab seperti percakapan lain, dan penerima membacanya pada catatan tersebut di portal.

Sebelum memulai

• Aplikasi Portal dan Kotak Masuk harus aktif. Tanpa Kotak Masuk, pesan portal hanya berada di Portal → Permintaan.
• Anda memerlukan Lihat kotak masuk tim sendiri dan Balas pelanggan di kotak masuk.

Langkah-langkah

1. Buka Kotak Masuk. Pesan portal muncul dengan penanda Portal; subjek menyebut perusahaan dan catatan.
2. Buka percakapan dan baca pesan.
3. Jika belum ada penanggung jawab, pilih Ambil.
4. Ketik jawaban di Balas dan pilih Kirim. Jawaban ditulis pada utas pesan catatan di portal atas nama Anda, ditandai dari tim.
5. Tambahkan catatan internal jika rekan memerlukan konteks; catatan tidak pernah sampai ke portal.
6. Setelah selesai, pilih Tutup. Pesan baru dari orang pada catatan yang sama membukanya lagi.
7. Di Portal → Permintaan, tandai pesan Ditangani setelah selesai (lihat jawab permintaan portal).

Perlu diketahui

• Satu percakapan per catatan. Setiap pesan tentang faktur atau pesanan yang sama dari perusahaan yang sama bergabung dalam satu percakapan.
• Juga dalam Permintaan. Pesan tetap di Portal → Permintaan agar tim portal melihatnya; menandai ditangani di sana tidak mengirim apa pun kepada orang tersebut.
• Tanpa jendela. Percakapan portal tidak memiliki aturan 24 jam; Anda dapat menjawab kapan saja.
• Hanya teks. Balasan Kotak Masuk tidak membawa berkas.
• Tenggat dan penugasan bekerja seperti saluran lain (lihat atur tenggat tanggapan dan tugaskan dan serahkan).
• Sengketa dan janji dari portal masuk ke Penagihan, bukan Kotak Masuk; lihat buka dan selesaikan sengketa.