Menerima e-mail pelanggan di Kotak Masuk

Fitur ini dalam akses awal: sudah dibuat dan diuji, tetapi belum diaktifkan untuk setiap organisasi atau belum dicoba dengan penyedia luar. Hubungi kami di WhatsApp jika Anda ingin mencobanya.

Tim dapat memiliki alamat penerimaannya sendiri. Ketika Anda meneruskan kotak surat bersama (misalnya sales@ perusahaan Anda) ke alamat tersebut, setiap e-mail pelanggan menjadi percakapan, balasan dikirim dari tim dalam utas yang sama, dan lampiran disimpan. Ini adalah akses awal: penerimaan e-mail belum diaktifkan untuk organisasi, sehingga alamat itu mungkin belum dapat menerima surat.

Sebelum memulai

• Anda memerlukan hak Siapkan kotak masuk (tim, saluran, tenggat).
• Anda memerlukan akses ke pengaturan penerusan kotak surat perusahaan.

Langkah-langkah

1. Buka Kotak Masuk → Pengaturan kotak masuk.
2. Pada Tim, isi nama pada Alamat e-mail masuk tim, misalnya sales. Pastikan E-mail dicentang pada Saluran.
3. Pilih Simpan. Petunjuk di bawah kolom menampilkan alamat lengkap: Teruskan alamat bersama Anda ke ….
4. Di kotak surat Anda sendiri, teruskan surat masuk ke alamat tersebut.
5. Pada Penyimpanan dan jam tenang, isi Nama pada balasan e-mail, misalnya nama perusahaan Anda. Pilih Simpan.
6. Kirim e-mail percobaan ke alamat bersama Anda dan cari di Kotak Masuk pada E-mail.

Saat Anda menjawab e-mail

• Balasan dikirim dari alamat tim dengan tag percakapan, sehingga jawaban pelanggan masuk ke percakapan yang sama.
• Riwayat yang dikutip di bawah jawaban pelanggan dipotong, sehingga setiap pesan hanya menampilkan isi baru.
• Lampiran yang dikirim pelanggan (PDF dan gambar hingga 10 MB) disimpan bersama pesan; berkas lainnya dicantumkan beserta alasan mengapa tidak disimpan. Balasan tidak dapat membawa lampiran.

Perlu diketahui

• Satu alamat, satu organisasi. Nama yang sudah digunakan organisasi lain akan ditolak.
• Memulai e-mail baru kepada kontak hanya diizinkan jika mereka pernah menulis kepada Anda melalui e-mail atau persetujuan e-mail mereka sudah tercatat.
• Perlindungan pengiriman. Alamat yang pernah memantulkan e-mail tidak menerima apa pun, dan pesan menunjukkan bahwa pengiriman tidak dilakukan.
• Balasan otomatis (di luar kantor, buletin) disimpan tetapi tidak pernah dijawab oleh Resepsionis.
• Pengirim belum terverifikasi. E-mail yang tidak lolos pemeriksaan pengirim (SPF, DKIM, atau DMARC) tidak pernah bergabung dengan percakapan sebelumnya; e-mail tersebut membuka percakapan baru bertanda Pengirim belum terverifikasi. Jangan membagikan detail akun atau pesanan sebelum Anda mengetahui siapa pengirimnya.
• E-mail yang sama dua kali. E-mail identik dari pengirim yang sama pada hari yang sama ditampilkan satu kali.
• Resepsionis (AI) dapat menjawab atau membuat draf balasan e-mail; lihat mengizinkan Resepsionis menjawab e-mail dan obrolan web.
• Terkait: menjawab percakapan.