Recevoir les e-mails des clients dans la boîte

Cette fonctionnalité est en accès anticipé : elle est développée et testée, mais pas encore activée pour toutes les organisations ou pas encore essayée avec le prestataire externe. Écrivez-nous sur WhatsApp si vous souhaitez l'essayer.

Une équipe peut avoir une adresse de réception. Transférez-y votre messagerie partagée : chaque e-mail d'un client devient une conversation, les réponses restent dans le même fil et les pièces jointes sont conservées. Cette fonction est en accès anticipé : la réception des e-mails n'est pas encore activée pour les organisations. L'adresse peut donc ne pas encore recevoir de courrier.

Avant de commencer

• Il vous faut le droit de configurer la boîte de réception, ses équipes, ses canaux et ses délais.
• Vous devez pouvoir modifier le transfert des e-mails dans la messagerie de votre entreprise.

Étapes

1. Ouvrez Boîte de réception → Paramètres de la boîte de réception.
2. Dans Équipes, saisissez le nom de l'adresse de réception, par exemple sales, et cochez le canal E-mail.
3. Enregistrez. L'indication sous le champ affiche l'adresse complète vers laquelle transférer votre adresse partagée.
4. Configurez ce transfert dans votre propre messagerie.
5. Dans la section de conservation et des heures de tranquillité, indiquez le nom affiché sur les réponses par e-mail, par exemple celui de votre entreprise, puis enregistrez.
6. Envoyez un e-mail de test à votre adresse partagée et recherchez-le dans le canal E-mail.

Lorsque vous répondez

• La réponse part de l'adresse de l'équipe avec la référence de la conversation. La réponse suivante du client rejoint ainsi le même fil.
• L'historique cité sous la réponse du client est retiré pour ne montrer que le nouveau texte.
• Les PDF et images reçus, jusqu'à 10 Mo, sont conservés. Pour les autres fichiers, le message indique pourquoi ils n'ont pas été conservés. Vos réponses ne peuvent pas contenir de pièces jointes.

Bon à savoir

• Un nom d'adresse ne peut appartenir qu'à une organisation. Un nom déjà utilisé est refusé.
• Vous pouvez commencer un nouvel e-mail uniquement si le contact vous a déjà écrit par e-mail ou si son consentement à ce canal est enregistré.
• Une adresse ayant provoqué un rejet ne reçoit rien ; le message indique qu'il n'a pas été envoyé.
• Les réponses automatiques, absences et lettres d'information sont conservées, mais la Réception n'y répond jamais.
• Un e-mail sans contrôle d'expéditeur réussi (SPF, DKIM ou DMARC) ouvre une nouvelle conversation marquée comme expéditeur non vérifié. Il ne rejoint pas un ancien fil. Vérifiez l'identité avant de partager des informations sur un compte ou une commande.
• Le même e-mail, reçu du même expéditeur le même jour, n'apparaît qu'une fois.
• La Réception peut répondre ou préparer des brouillons : voir les réponses par e-mail et chat web et les conversations.