Répondre aux messages du portail dans la Boîte de réception

Quand une personne d'une entreprise cliente ou fournisseur écrit un message sur un enregistrement de votre portail (une facture, une commande, un projet), la Boîte de réception le reçoit comme conversation du canal Portail, une par entreprise et par enregistrement. Vous y répondez comme à toute autre conversation, et la personne lit votre réponse sur le portail, sur cet enregistrement.

Avant de commencer

• L'application Portails et la Boîte de réception doivent toutes deux être activées. Sans la Boîte de réception, les messages du portail restent uniquement dans Portail → Demandes.
• Il vous faut Voir la boîte de réception de ses équipes et Répondre aux clients dans la boîte de réception.

Étapes

1. Ouvrez Boîte de réception. Un message du portail s'affiche dans la liste avec le badge Portail ; son objet nomme l'entreprise et l'enregistrement.
2. Ouvrez la conversation et lisez le message.
3. Si personne ne l'a prise, sélectionnez Prendre en charge.
4. Écrivez votre réponse dans Répondre et sélectionnez Envoyer. Elle est inscrite dans le fil de messages de l'enregistrement sur le portail, sous votre nom, marquée comme venant de votre équipe.
5. Ajoutez une note interne si un collègue doit en savoir plus ; les notes ne parviennent jamais au portail.
6. Une fois l'affaire réglée, sélectionnez Clôturer. Un nouveau message de la personne sur le même enregistrement la rouvre.
7. Dans Portail → Demandes, marquez le message Traité quand vous avez terminé (voir répondre aux demandes du portail).

Bon à savoir

• Une conversation par enregistrement. Tous les messages d'une même entreprise sur la même facture ou la même commande rejoignent une seule conversation.
• Aussi dans Demandes. Le message reste aussi dans Portail → Demandes, pour que l'équipe du portail le voie ; le marquer comme traité à cet endroit n'envoie rien à la personne.
• Pas de fenêtre. Les conversations du portail n'ont pas de règle des 24 heures ; vous pouvez répondre à tout moment.
• Texte uniquement. Les réponses envoyées depuis la Boîte de réception ne portent pas de fichiers.
• Délais et attribution : ils fonctionnent comme pour les autres canaux (voir définir des délais de réponse et assigner et transférer).
• Litiges et promesses envoyés depuis le portail vont dans Recouvrement, pas dans la Boîte de réception ; voir ouvrir et résoudre un litige.