Répondre aux messages et demandes du portail

Tout ce que les personnes du portail envoient arrive dans Portail → Demandes et dans Aujourd'hui. Les messages restent dans le fil de la fiche concernée : toute la conversation sur une facture ou une commande est ainsi réunie.

Avant de commencer

• Il vous faut le droit Accès clients.
• Pour envoyer un message, la personne doit être Demandeur ; pour une contestation ou une promesse, Payeur.

Étapes

Ce que les personnes du portail peuvent envoyer

1. Un message : sous Messages d'une facture, d'un projet, d'une commande, d'une commande fournisseur ou d'une demande de devis, elles remplissent Écrire un message et sélectionnent Envoyer.
2. Une contestation : sur une facture, Contester cette facture, avec un Motif, le montant contesté (vide pour la totalité) et une Note, puis Envoyer la contestation.
3. Une promesse : sur une facture, Promettre une date de paiement, avec la date dans Je paierai le et le montant (vide pour la totalité), puis Envoyer la promesse.

Répondre et clôturer, pour votre équipe

1. Ouvrez Portail → Demandes. En attente liste les demandes non traitées. Les autres onglets filtrent par type : Contestation, Promesse de paiement, Message, Bon de livraison, Document.
2. Sélectionnez une ligne pour ouvrir la fiche ou son fil.
3. Dans le fil, remplissez Votre réponse et sélectionnez Envoyer. La personne la lit sous Messages de la fiche, indiquée comme venant de votre équipe.
4. De retour dans Demandes, saisissez une Note (facultatif) et sélectionnez Traité. La ligne passe dans Traité avec votre nom et la note.

Depuis Aujourd'hui

1. Les mêmes demandes apparaissent dans Aujourd'hui, par exemple « … conteste la facture … » ou « Message de … concernant … ».
2. Sélectionnez Traité pour en clôturer une en un clic.

À savoir

• Recouvrement reçoit sa copie. Lorsqu'il est activé, la promesse rejoint le dossier client et suspend les rappels. La contestation y figure aussi si votre formule inclut l'application Recouvrement complète. La ligne indique alors aussi dans l'application partenaire.
• Boîte de réception reçoit les messages. Si elle est activée, un message du portail crée aussi une conversation sur le canal Portail, liée à la société et à la fiche. Une réponse écrite dans Boîte de réception revient dans le fil du portail. Le message reste également dans Demandes. Voir répondre aux messages du portail dans Boîte de réception.
• Une contestation ouverte par facture. La suivante est refusée tant que la première n'est pas traitée.
• La date promise doit être comprise entre aujourd'hui et dans 90 jours.
• Marquer comme traité n'envoie rien à la personne. Répondez d'abord dans le fil si elle attend une réponse.
• Texte uniquement. Les messages ne contiennent pas de fichiers. Les fournisseurs envoient leurs documents via Documents demandés : voir travailler avec les fournisseurs.
• La fiche client ou fournisseur dans vos applications affiche le portail dans son bloc Liés : personnes, dernière connexion et demandes en attente.