Ajouter des personnes et choisir leurs rôles
Une société peut avoir plusieurs personnes dans le portail : le comptable qui paie, le responsable qui approuve, le collègue qui ouvre des tickets. Chacun dispose de sa connexion et de ses rôles : tous voient les sections de la société, mais seules les personnes autorisées peuvent agir.
Avant de commencer
- La société dispose d'un accès au portail : voir donner accès à un client ou fournisseur.
- Il vous faut le droit Accès clients.
- Vérifiez l'adresse e-mail auprès de chaque personne. Les codes de connexion arrivent uniquement à cette adresse.
Étapes
- Ouvrez Portail → Sociétés et sélectionnez la société.
- Sous Ajouter une personne, saisissez le Nom et l'E-mail.
- Sous Rôles, cochez les actions autorisées selon le tableau ci-dessous. Lecteur est coché par défaut.
- Gardez Envoyer l'invitation maintenant (un e-mail à cette adresse) coché pour l'envoyer immédiatement.
- Sélectionnez Ajouter une personne. Elle apparaît sous Personnes comme Invité.
[SHOT portal-add-person 960x600]Capture d'écran à venir: Carte Personnes d'une société : personne active avec Lecteur et Payeur cochés, personne invitée, boutons Renvoyer et Retirer l'accès ; formulaire Ajouter une personne avec nom, e-mail, cinq rôles et envoi immédiat de l'invitation coché
Ce que permet chaque rôle
| Rôle | Actions autorisées |
|---|---|
| Lecteur | Voir les sections partagées avec la société. |
| Approbateur | Accepter propositions et devis, envoyer des devis et répondre aux commandes fournisseur. |
| Payeur | Payer les factures, contester une facture et promettre une date de paiement. |
| Demandeur | Ouvrir tickets et demandes de service, envoyer messages, bons de livraison et documents. |
| Administrateur | Inviter les collègues de la même société et modifier leurs rôles. |
Les rôles se cumulent : une personne peut en avoir plusieurs.
Modifier les rôles, renvoyer ou retirer
- Sur la ligne de la personne, cochez ou décochez les rôles et sélectionnez Enregistrer.
- Si l'invitation a été perdue, sélectionnez Renvoyer, ou Envoyer l'invitation pour une personne ajoutée sans invitation.
- Pour retirer une personne, sélectionnez Retirer l'accès. Son état devient Retiré.
À savoir
- L'invitation est un e-mail envoyé à une adresse. Son bouton fonctionne une fois pendant 14 jours. L'acceptation se fait sur une page avec Accepter et se connecter, afin qu'un analyseur d'e-mails ne puisse pas l'utiliser. Ensuite, la personne se connecte avec son e-mail et un code.
- L'administrateur de la société peut inviter des collègues dans l'onglet Collègues du portail avec Inviter un collègue, et modifier leurs rôles. Il ne peut ni se retirer lui-même ni supprimer son propre rôle d'administrateur.
- Un e-mail, plusieurs sociétés. Si l'adresse appartient à plusieurs de vos clients ou fournisseurs, la personne peut passer de l'un à l'autre dans le portail.
- Le retrait est immédiat. Les sessions ouvertes de la personne se terminent et aucun nouveau code ne peut lui être envoyé.
- Dernière connexion indique sa dernière visite ou Jamais.
- Aucun siège. Les personnes du portail n'occupent pas de sièges dans votre formule : voir sièges.
- Invitations, changements de rôles et retraits sont conservés dans le journal d'audit avec leur auteur.
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