Añadir personas al portal y elegir sus roles

Una empresa puede tener varias personas en el portal: el contable que paga, el gerente que aprueba o el compañero que abre tickets. Cada persona tiene su propio inicio de sesión y roles, de modo que todos ven las secciones de la empresa pero solo las personas adecuadas pueden actuar.

Antes de empezar

• La empresa tiene acceso al portal (consulte Dar acceso a un cliente o proveedor).
• Necesita el permiso Acceso de clientes.
• Confirme la dirección de correo con cada persona. Los códigos de acceso solo se envían a esa dirección.

Pasos

1. Abra Portal → Empresas y seleccione la empresa.
2. En Agregar una persona, escriba el Nombre y el Correo electrónico.
3. En Roles, marque lo que puede hacer esta persona (vea la tabla). Lector está marcado de forma predeterminada.
4. Mantenga marcada Enviar la invitación ahora (un correo electrónico a esta dirección) para enviarla inmediatamente.
5. Seleccione Agregar una persona. Aparece en Personas como Invitado.

Qué permite cada rol

Los roles se acumulan: una persona puede tener varios.

Cambiar roles, reenviar o retirar

1. En la fila de la persona, marque o desmarque roles y seleccione Guardar.
2. Si se perdió la invitación, seleccione Enviar de nuevo (o Enviar la invitación si se añadió sin enviarla).
3. Para retirar a alguien, seleccione Quitar acceso. Su estado pasa a Quitado.

Conviene saber

• La invitación es un correo a una dirección. Su botón funciona una sola vez durante 14 días y se acepta en una página con Aceptar e iniciar sesión, por lo que un escáner de correo no puede consumirla. Después la persona inicia sesión con su correo y un código.
• El administrador de la propia empresa puede invitar desde la pestaña Colegas con Invitar a un colega y cambiar roles. No puede retirarse a sí mismo ni quitarse su rol de administrador.
• Un correo, varias empresas. Si la misma dirección pertenece a varios de sus clientes o proveedores, la persona puede cambiar entre ellos en el portal.
• La retirada es inmediata. Las sesiones abiertas terminan al instante y no puede enviarse un nuevo código.
• Último inicio de sesión muestra cuándo entró cada persona por última vez, o Nunca.
• Sin licencias. Las personas del portal no ocupan licencias del plan (consulte Licencias).
• Cada invitación, cambio de rol y retirada se conserva en el registro de auditoría con quien lo realizó.