Trabajar con proveedores en el portal

Un proveedor con acceso al portal dispone de una página para todo lo que comparten: solicitudes de cotización enviadas, órdenes de compra, documentos solicitados y facturas que le debe con lo ya pagado. Sus respuestas llegan directamente a Compras y Contabilidad, sin volver a introducirlas.

Antes de empezar

• Las solicitudes de cotización, órdenes de compra y documentos necesitan Compras; las facturas y pagos necesitan Contabilidad.
• Dé acceso con Solicitudes de cotización, Órdenes de compra, Documentos que se le solicitan y Facturas de proveedor y pagos, según proceda, y añada a sus personas (consulte Dar acceso a un cliente o proveedor).
• Cotizar y responder a pedidos requiere Aprobador; los albaranes, documentos y mensajes requieren Solicitante.

Pasos

Cotizar una solicitud (el proveedor)

1. En Solicitudes de cotización, abre una marcada Sin cotizar.
2. Para cada artículo introduce el Precio unitario y la Cantidad que puede enviar. Un precio vacío significa que no puede suministrarlo.
3. Añade una Fecha de entrega y una nota si conviene, y selecciona Enviar mi cotización. Mientras la solicitud esté abierta puede cambiarla con Enviar la nueva cotización.

Responder a una orden de compra (el proveedor)

1. En Órdenes de compra, abre el pedido. La página inicial también lo muestra en Pedido por confirmar.
2. En Su respuesta, elige Confirmar el pedido; Proponer cambios (nueva cantidad, precio, motivo, fecha y después Enviar mis cambios); o Rechazar el pedido con un motivo.

Enviar un albarán (el proveedor)

1. En un pedido abierto, selecciona Enviar un albarán de entrega.
2. En Está enviando, introduce la cantidad por artículo, la Fecha de entrega y Su número de albarán de entrega (opcional).
3. Selecciona Enviar el albarán de entrega. Su equipo recibe la mercancía como de costumbre.

Enviar un documento (el proveedor)

1. En Documentos que se le solicitan, dentro de Enviar un documento, elige el Tipo de documento (por ejemplo Licencia comercial o Certificado de registro fiscal), un título y Vence el (opcional).
2. Elige el Archivo y selecciona Enviar el documento. Aparece En revisión hasta que su equipo lo gestione.

Qué hace su equipo

1. Las cotizaciones aparecen en la comparación de la solicitud en Compras, junto con las de otros proveedores.
2. Las respuestas a pedidos aparecen en la orden de compra como si el proveedor hubiera respondido a su enlace.
3. Los albaranes y documentos llegan a Portal → Solicitudes. Abra un documento con Abrir el archivo (o en Documentos, si está activada) y seleccione Gestionado.

Conviene saber

• Una respuesta por pedido. Cuando un proveedor confirma, propone cambios o rechaza, el pedido muestra su respuesta.
• Archivos: PDF, JPEG, PNG o WebP, máximo 4 MB. Con Documentos activada, el documento llega allí «en revisión», vinculado al proveedor y con su vencimiento; de lo contrario, se guarda protegido en los documentos privados de su organización.
• Facturas de proveedor y pagos enumera las facturas abiertas o pagadas. El Estado de cuenta del proveedor muestra Se le debe, Vencido, Facturas de proveedor abiertas y Facturas pagadas.
• Cada solicitud de cotización y orden de compra tiene su hilo de Mensajes (consulte Responder a mensajes del portal).
• Los enlaces de órdenes de compra enviados sin el portal siguen funcionando.