पोर्टल में आपूर्तिकर्ताओं के साथ काम करें

पोर्टल पहुँच वाले आपूर्तिकर्ता को आपके बीच के सभी काम एक पृष्ठ पर मिलते हैं: आपके भेजे कोटेशन अनुरोध, खरीद आदेश, माँगे गए दस्तावेज़ और आपके देय बिल व किए गए भुगतान। उनके जवाब सीधे Procurement और Books में पहुँचते हैं; दोबारा टाइप करने की ज़रूरत नहीं।

शुरू करने से पहले

• कोटेशन अनुरोध, खरीद आदेश और दस्तावेज़ों के लिए Procurement चालू होना चाहिए; बिल और भुगतान के लिए Books चाहिए।
• आवश्यकतानुसार कोटेशन अनुरोध, खरीद आदेश, आपसे माँगे गए दस्तावेज़ और बिल और भुगतान अनुभागों के साथ आपूर्तिकर्ता को पहुँच दें और उसके लोग जोड़ें (ग्राहक या आपूर्तिकर्ता को पहुँच दें देखें)।
• कोटेशन देने और आदेश का जवाब देने के लिए मंज़ूरीकर्ता भूमिका चाहिए; डिलीवरी नोट, दस्तावेज़ और संदेशों के लिए अनुरोधकर्ता चाहिए।

चरण

कोटेशन अनुरोध का मूल्य दें (आपूर्तिकर्ता)

1. कोटेशन अनुरोध में कोटेशन नहीं दिया वाला अनुरोध खोलें।
2. हर वस्तु के लिए इकाई मूल्य और आप कितनी मात्रा भेज सकते हैं लिखें। मूल्य खाली होने का अर्थ है कि वह वस्तु आपूर्ति नहीं कर सकते।
3. डिलीवरी की तारीख और उपयोगी हो तो नोट जोड़ें, फिर मेरा कोटेशन भेजें चुनें। अनुरोध खुला रहने तक नया कोटेशन भेजें से इसे बदल सकते हैं।

खरीद आदेश का जवाब दें (आपूर्तिकर्ता)

1. खरीद आदेश में आदेश खोलें। होम पृष्ठ पर भी वह पुष्टि करने वाला आदेश में दिखता है।
2. आपका जवाब में एक विकल्प चुनें: आदेश की पुष्टि करें; बदलाव सुझाएँ (नई मात्रा, मूल्य, कारण, तारीख, फिर मेरे बदलाव भेजें); या कारण के साथ आदेश अस्वीकार करें।

डिलीवरी नोट भेजें (आपूर्तिकर्ता)

1. खुले आदेश में डिलीवरी नोट भेजें चुनें।
2. आप भेज रहे हैं में हर वस्तु की मात्रा, डिलीवरी की तारीख और आपका डिलीवरी नोट नंबर (वैकल्पिक) लिखें।
3. डिलीवरी नोट भेजें चुनें। आपकी टीम सामान्य तरीके से माल प्राप्त करती है।

दस्तावेज़ भेजें (आपूर्तिकर्ता)

1. आपसे माँगे गए दस्तावेज़ में दस्तावेज़ भेजें के अंतर्गत दस्तावेज़ का प्रकार (जैसे व्यापार लाइसेंस या कर पंजीकरण प्रमाणपत्र), शीर्षक और समाप्ति तारीख (वैकल्पिक) चुनें।
2. फ़ाइल चुनकर दस्तावेज़ भेजें चुनें। आपकी टीम के निपटाने तक समीक्षा में दिखता है।

आपकी टीम क्या करती है

1. कोटेशन Procurement में अनुरोध की तुलना में दूसरे आपूर्तिकर्ताओं के कोटेशन के साथ दिखते हैं।
2. आदेश के जवाब खरीद आदेश पर वैसे दिखते हैं जैसे आपूर्तिकर्ता ने उसके लिंक का जवाब दिया हो।
3. डिलीवरी नोट और दस्तावेज़ पोर्टल → अनुरोध में आते हैं। फ़ाइल खोलें से दस्तावेज़ खोलें (या Documents ऐप चालू हो तो उसमें), फिर निपटाया गया चुनें।

जानने योग्य बातें

• हर आदेश का एक जवाब। पुष्टि, बदलाव का सुझाव या अस्वीकृति देने के बाद आदेश पर आपूर्तिकर्ता का जवाब दिखता है।
• फ़ाइलें: PDF, JPEG, PNG या WebP, अधिकतम 4 MB। Documents ऐप चालू हो तो दस्तावेज़ वहाँ आपूर्तिकर्ता से जुड़ा, समाप्ति तारीख सहित “समीक्षा में” जाता है; अन्यथा संगठन के निजी दस्तावेज़ों में सुरक्षित रहता है।
• बिल और भुगतान में आपूर्तिकर्ता के खुले या चुकाए गए बिल दिखते हैं। आपूर्तिकर्ता के विवरण में आपको देय, अतिदेय, खुले बिल और चुकाए गए बिल दिखते हैं।
• हर कोटेशन अनुरोध और खरीद आदेश का अपना संदेश थ्रेड है (पोर्टल संदेशों का जवाब दें देखें)।
• पोर्टल के बिना भेजे गए खरीद आदेश लिंक काम करते रहते हैं।