Bekerja dengan pemasok di portal

Pemasok dengan akses portal mendapat satu halaman untuk semua urusan: permintaan penawaran yang Anda kirim, pesanan pembelian, dokumen yang diminta, serta tagihan yang Anda utang beserta pembayaran. Jawaban langsung masuk ke Pengadaan dan Pembukuan, tanpa pengetikan ulang.

Sebelum memulai

• Permintaan penawaran, pesanan pembelian, dan dokumen memerlukan Pengadaan aktif; tagihan dan pembayaran memerlukan Pembukuan.
• Berikan akses pemasok dengan bagian Permintaan penawaran, Pesanan pembelian, Dokumen yang diminta dari Anda, dan Tagihan dan pembayaran sesuai kebutuhan, lalu tambahkan orangnya (lihat memberikan akses pelanggan atau pemasok).
• Memberi penawaran dan menjawab pesanan memerlukan peran Pemberi persetujuan; surat jalan, dokumen, dan pesan memerlukan Pemohon.

Langkah-langkah

Menjawab permintaan penawaran (pemasok)

1. Pada Permintaan penawaran, mereka membuka permintaan bertanda Belum ditawar.
2. Untuk setiap barang, mereka mengisi Harga satuan dan Jumlah yang dapat Anda kirim. Harga kosong berarti tidak dapat memasoknya.
3. Mereka menambahkan Tanggal pengiriman dan catatan jika berguna, lalu memilih Kirim penawaran saya. Selama permintaan terbuka, mereka dapat mengubahnya dengan Kirim penawaran baru.

Menjawab pesanan pembelian (pemasok)

1. Pada Pesanan pembelian, mereka membuka pesanan. Halaman awal juga mencantumkannya pada Pesanan untuk dikonfirmasi.
2. Pada Jawaban Anda, mereka memilih: Konfirmasi pesanan; Usulkan perubahan (jumlah baru, harga, alasan, tanggal, lalu Kirim perubahan saya); atau Tolak pesanan dengan alasan.

Mengirim surat jalan (pemasok)

1. Pada pesanan terbuka, mereka memilih Kirim surat jalan.
2. Pada Yang Anda kirim, mereka mengisi jumlah per barang, Tanggal pengiriman, dan Nomor surat jalan Anda (opsional).
3. Mereka memilih Kirim surat jalan. Tim Anda menerima barang seperti biasa.

Mengirim dokumen (pemasok)

1. Pada Dokumen yang diminta dari Anda, di bawah Kirim dokumen, mereka memilih Jenis dokumen (misalnya Izin usaha atau Sertifikat registrasi pajak), judul, dan Kedaluwarsa pada (opsional).
2. Mereka memilih Berkas, lalu Kirim dokumen. Status Dalam peninjauan ditampilkan sampai tim menanganinya.

Yang dilakukan tim Anda

1. Penawaran muncul dalam perbandingan permintaan di Pengadaan, di samping pemasok lain.
2. Jawaban pesanan muncul pada pesanan pembelian, seperti jika pemasok menjawab melalui tautannya.
3. Surat jalan dan dokumen tiba di Portal → Permintaan. Buka dokumen dengan Buka berkas (atau dalam aplikasi Dokumen jika aktif), lalu pilih Ditangani.

Perlu diketahui

• Satu jawaban per pesanan. Setelah pemasok mengonfirmasi, mengusulkan perubahan, atau menolak, pesanan menampilkan jawabannya.
• Berkas: PDF, JPEG, PNG, atau WebP, paling besar 4 MB. Jika aplikasi Dokumen aktif, dokumen masuk ke sana “dalam peninjauan”, tertaut ke pemasok, beserta tanggal kedaluwarsa; jika tidak, dokumen disimpan terlindungi dalam dokumen pribadi organisasi.
• Tagihan dan pembayaran mencantumkan tagihan pemasok, terbuka atau dibayar. Laporan akun pemasok menampilkan Terutang kepada Anda, Terlambat, Tagihan terbuka, dan Tagihan dibayar.
• Setiap permintaan penawaran dan pesanan pembelian memiliki utas Pesan sendiri (lihat menjawab pesan portal).
• Tautan pesanan pembelian yang dikirim tanpa portal tetap berfungsi.