پورٹل میں سپلائرز کے ساتھ کام کریں

پورٹل کی رسائی والے سپلائر کو آپ کے درمیان ہر چیز کے لیے ایک صفحہ ملتا ہے: آپ کی بھیجی ہوئی کوٹیشن کی درخواستیں، آپ کے پرچیز آرڈرز، ان سے مانگی گئی دستاویزات، اور ان کے وہ بل جو آپ پر واجب ہیں اور جو آپ ادا کر چکے۔ ان کے جواب بغیر دوبارہ لکھے سیدھے خریداری اور حسابات میں پہنچتے ہیں۔

شروع کرنے سے پہلے

• کوٹیشن کی درخواستوں، پرچیز آرڈرز اور دستاویزات کے لیے خریداری ایپ چالو ہونی چاہیے؛ بلوں اور ادائیگیوں کے لیے حسابات۔
• سپلائر کو ضرورت کے مطابق کوٹیشن کی درخواستیں، پرچیز آرڈرز، آپ سے مانگی گئی دستاویزات اور بل اور ادائیگیاں کے حصوں کے ساتھ رسائی دیں، اور اس کے لوگ شامل کریں (دیکھیں کسٹمر یا سپلائر کو رسائی دیں)۔
• قیمت دینے اور آرڈرز کا جواب دینے کے لیے منظور کنندہ کا کردار چاہیے؛ ڈیلیوری نوٹ، دستاویزات اور پیغامات کے لیے درخواست گزار۔

مراحل

کوٹیشن کی درخواست پر قیمت دیں (سپلائر)

1. کوٹیشن کی درخواستیں میں وہ قیمت نہیں دی گئی والی درخواست کھولتا ہے۔
2. ہر آئٹم کے لیے وہ فی یونٹ قیمت اور بھیج سکنے والی مقدار لکھتا ہے۔ خالی قیمت کا مطلب ہے کہ وہ یہ نہیں دے سکتا۔
3. ضرورت ہو تو ڈلیوری کی تاریخ اور نوٹ شامل کر کے میرا کوٹیشن بھیجیں منتخب کرتا ہے۔ درخواست کھلی ہو تو وہ اسے نئی کوٹیشن بھیجیں سے بدل سکتا ہے۔

پرچیز آرڈر کا جواب دیں (سپلائر)

1. پرچیز آرڈرز میں وہ آرڈر کھولتا ہے۔ ہوم صفحہ بھی اسے تصدیق کو آرڈر میں دکھاتا ہے۔
2. آپ کا جواب کے نیچے وہ ایک چنتا ہے: آرڈر کی تصدیق کریں؛ تبدیلیاں تجویز کریں (نئی مقدار، قیمت، وجہ، تاریخ، پھر میری تبدیلیاں بھیجیں)؛ یا وجہ کے ساتھ آرڈر سے انکار کریں۔

ڈیلیوری نوٹ بھیجیں (سپلائر)

1. کھلے آرڈر پر وہ ڈیلیوری نوٹ بھیجیں منتخب کرتا ہے۔
2. آپ بھیج رہے ہیں کے نیچے وہ ہر آئٹم کی مقدار، ڈیلیوری کی تاریخ اور آپ کا ڈیلیوری نوٹ نمبر (اختیاری) لکھتا ہے۔
3. وہ ڈیلیوری نوٹ بھیجیں منتخب کرتا ہے۔ آپ کی ٹیم معمول کے مطابق مال وصول کرتی ہے۔

دستاویز بھیجیں (سپلائر)

1. آپ سے مانگی گئی دستاویزات میں دستاویز بھیجیں کے نیچے وہ دستاویز کی قسم (مثلاً تجارتی لائسنس یا ٹیکس رجسٹریشن سرٹیفکیٹ)، ایک عنوان اور میعاد ختم (اختیاری) چنتا ہے۔
2. وہ فائل چن کر دستاویز بھیجیں منتخب کرتا ہے۔ آپ کی ٹیم کے نمٹانے تک یہ زیرِ جائزہ دکھاتی ہے۔

آپ کی ٹیم کیا کرتی ہے

1. قیمتیں خریداری ایپ میں درخواست کے موازنے میں، دوسرے سپلائرز کی قیمتوں کے ساتھ نظر آتی ہیں۔
2. آرڈرز کے جواب پرچیز آرڈر پر نظر آتے ہیں، جیسے سپلائر نے اس کے لنک سے جواب دیا ہو۔
3. ڈیلیوری نوٹ اور دستاویزات پورٹل ← درخواستیں میں پہنچتے ہیں۔ دستاویز فائل کھولیں سے کھولیں (یا دستاویزات ایپ میں، جب وہ چالو ہو)، پھر نمٹ گیا منتخب کریں۔

جاننے کی باتیں

• ہر آرڈر کا ایک جواب۔ سپلائر تصدیق، تبدیلیوں کی تجویز یا انکار کر دے تو آرڈر اس کا جواب دکھاتا ہے۔
• فائلیں: PDF، JPEG، PNG یا WebP، زیادہ سے زیادہ 4 MB۔ دستاویزات ایپ چالو ہو تو دستاویز وہاں "زیرِ جائزہ"، سپلائر سے جڑی، میعاد کی تاریخ کے ساتھ جاتی ہے؛ ورنہ آپ کے ادارے کی نجی دستاویزات میں سیل کر کے رکھی جاتی ہے۔
• بل اور ادائیگیاں سپلائر کے کھلے یا ادا شدہ بل دکھاتا ہے۔ سپلائر کا اسٹیٹمنٹ آپ کا واجب، تاخیر شدہ، کھلے بل اور ادا شدہ بل دکھاتا ہے۔
• ہر کوٹیشن کی درخواست اور پرچیز آرڈر کا اپنا پیغامات سلسلہ ہے (دیکھیں پورٹل کے پیغامات کا جواب دیں)۔
• پورٹل کے بغیر بھیجے گئے پرچیز آرڈر لنک کام کرتے رہتے ہیں۔