Trabalhar com fornecedores no portal

Um fornecedor com acesso ao portal recebe uma página para tudo entre vocês: solicitações de cotação enviadas, pedidos de compra, documentos solicitados e contas devidas com o que você já pagou. As respostas chegam diretamente a Compras e Contabilidade, sem redigitação.

Antes de começar

• Solicitações de cotação, pedidos de compra e documentos exigem Compras ativado; contas e pagamentos exigem Contabilidade.
• Conceda acesso ao fornecedor com as seções Solicitações de cotação, Pedidos de compra, Documentos solicitados a você e Contas e pagamentos, conforme necessário, e adicione suas pessoas (veja dar acesso a um cliente ou fornecedor).
• Enviar cotações e responder a pedidos exige a função Aprovador; notas de entrega, documentos e mensagens exigem Solicitante.

Etapas

Responder a uma solicitação de cotação (o fornecedor)

1. Em Solicitações de cotação, abre uma solicitação marcada como Não cotada.
2. Para cada item, digita o Preço unitário e a Quantidade que pode enviar. Um preço vazio significa que não pode fornecer.
3. Adiciona uma Data de entrega e uma nota, se útil, e seleciona Enviar minha cotação. Enquanto a solicitação está aberta, pode alterá-la com Enviar a nova cotação.

Responder a um pedido de compra (o fornecedor)

1. Em Pedidos de compra, abre o pedido. A página inicial também o lista em Pedido a confirmar.
2. Em Sua resposta, escolhe: Confirmar o pedido; Propor alterações (nova quantidade, preço, motivo, data, depois Enviar minhas alterações); ou Recusar o pedido com um motivo.

Enviar uma nota de entrega (o fornecedor)

1. Em um pedido aberto, seleciona Enviar uma nota de entrega.
2. Em Você está enviando, digita a quantidade por item, a Data de entrega e o Número da sua nota de entrega (opcional).
3. Seleciona Enviar a nota de entrega. Sua equipe recebe as mercadorias normalmente.

Enviar um documento (o fornecedor)

1. Em Documentos solicitados a você, em Enviar um documento, escolhe o Tipo de documento (por exemplo Licença comercial ou Certificado de registro fiscal), um título e Vence em (opcional).
2. Escolhe o Arquivo e seleciona Enviar o documento. Ele mostra Em revisão até sua equipe tratá-lo.

O que sua equipe faz

1. As cotações aparecem na comparação da solicitação em Compras, ao lado das de outros fornecedores.
2. As respostas aos pedidos aparecem no pedido de compra, como se o fornecedor tivesse respondido pelo link.
3. Notas de entrega e documentos chegam em Portal → Solicitações. Abra um documento com Abrir o arquivo (ou no aplicativo Documentos, quando ativado) e selecione Tratado.

É bom saber

• Uma resposta por pedido. Depois que o fornecedor confirma, propõe alterações ou recusa, o pedido mostra sua resposta.
• Arquivos: PDF, JPEG, PNG ou WebP, no máximo 4 MB. Com Documentos ativado, o documento vai para lá “em revisão”, vinculado ao fornecedor e com sua validade; caso contrário, fica protegido nos documentos privados da organização.
• Contas e pagamentos lista as contas do fornecedor, abertas ou pagas. O Extrato do fornecedor mostra Devido a você, Vencido, Contas em aberto e Contas pagas.
• Cada solicitação de cotação e pedido de compra tem sua própria conversa em Mensagens (veja responder mensagens do portal).
• Links de pedidos de compra enviados sem o portal continuam funcionando.