العمل مع المورّدين في البوابة

يحصل المورّد الذي له وصول إلى البوابة على صفحة واحدة لكل ما بينكما: طلبات عروض الأسعار التي أرسلتها، وأوامر الشراء، والمستندات التي تطلبها منه، والفواتير المستحقة له مع ما دفعته. تصل إجاباته إلى المشتريات والحسابات مباشرة، دون إعادة كتابة.

قبل أن تبدأ

• تحتاج طلبات عروض الأسعار وأوامر الشراء والمستندات إلى تشغيل تطبيق المشتريات؛ وتحتاج الفواتير والمدفوعات إلى الحسابات.
• امنح المورّد الوصول مع الأقسام طلبات عروض الأسعار وأوامر الشراء والمستندات المطلوبة منك والفواتير والمدفوعات حسب الحاجة، وأضف أشخاصه (انظر منح عميل أو مورّد وصولًا).
• يحتاج تقديم الأسعار والرد على الأوامر إلى دور مُعتمِد؛ وتحتاج إشعارات التسليم والمستندات والرسائل إلى مقدّم الطلبات.

الخطوات

تقديم سعر لطلب عرض أسعار (المورّد)

1. في طلبات عروض الأسعار، يفتح طلبًا عليه لم يُقدَّم سعر.
2. لكل صنف يكتب سعر الوحدة والكمية التي يمكنك إرسالها. السعر الفارغ يعني أنه لا يستطيع توريده.
3. يضيف تاريخ التوريد وملاحظة إن لزم، ويختار أرسل عرضي. وما دام الطلب مفتوحًا يمكنه تغييره عبر إرسال العرض الجديد.

الرد على أمر شراء (المورّد)

1. في أوامر الشراء، يفتح الأمر. وتعرضه الصفحة الرئيسية أيضًا تحت أمر للتأكيد.
2. تحت ردّك، يختار واحدًا: تأكيد الأمر؛ أو اقتراح تغييرات (كمية جديدة، سعر، سبب، تاريخ، ثم أرسل التعديلات)؛ أو رفض الأمر مع سبب.

إرسال إشعار تسليم (المورّد)

1. على أمر مفتوح، يختار إرسال إشعار تسليم.
2. تحت ما ترسله، يكتب الكمية لكل صنف، وتاريخ التسليم ورقم إشعار التسليم لديك (اختياري).
3. يختار إرسال إشعار التسليم. ويستلم فريقك البضاعة كالمعتاد.

إرسال مستند (المورّد)

1. في المستندات المطلوبة منك، تحت إرسال مستند، يختار نوع المستند (مثل الرخصة التجارية أو شهادة التسجيل الضريبي)، وعنوانًا، وينتهي في (اختياري).
2. يختار الملف ثم إرسال المستند. يظهر قيد المراجعة حتى يعالجه فريقك.

ما يفعله فريقك

1. تظهر الأسعار في مقارنة الطلب في تطبيق المشتريات، بجانب أسعار المورّدين الآخرين.
2. تظهر الردود على الأوامر في أمر الشراء، كما لو أن المورّد ردّ عبر رابطه.
3. تصل إشعارات التسليم والمستندات إلى البوابة ← الطلبات. افتح المستند عبر فتح الملف (أو في تطبيق المستندات عندما يكون قيد التشغيل)، ثم اختر عولج.

معلومات مفيدة

• رد واحد لكل أمر. بعد أن يؤكد المورّد أو يقترح تغييرات أو يرفض، يعرض الأمر رده.
• الملفات: PDF أو JPEG أو PNG أو WebP، بحد أقصى 4 ميغابايت. عندما يكون تطبيق المستندات قيد التشغيل، يذهب المستند إليه «قيد المراجعة»، مرتبطًا بالمورّد، مع تاريخ انتهائه؛ وإلا يُحفَظ مختومًا في مستندات منشأتك الخاصة.
• الفواتير والمدفوعات يعرض فواتير المورّد، المفتوحة أو المدفوعة. ويعرض كشف الحساب للمورّد المستحق لك ومتأخر وفواتير الشراء المفتوحة والفواتير المدفوعة.
• لكل طلب عرض أسعار وأمر شراء سلسلة الرسائل الخاصة به (انظر الرد على رسائل البوابة).
• روابط أوامر الشراء المرسلة دون البوابة تستمر في العمل.