الرد على رسائل البوابة والاعتراضات والوعود

كل ما يسلّمه أشخاص البوابة يصل إلى قائمة واحدة، البوابة ← الطلبات، وإلى صفحة اليوم. وتبقى الرسائل في سلسلة على السجل الذي تخصه، فتبقى المحادثة كلها حول فاتورة أو طلب في مكان واحد.

قبل أن تبدأ

• تحتاج إلى صلاحية وصول العملاء.
• لإرسال رسالة أو اعتراض أو وعد، يحتاج الشخص إلى دور مقدّم الطلبات (للرسائل) أو دور مسؤول الدفع (للاعتراضات والوعود).

الخطوات

ما يمكن لأشخاص البوابة إرساله

1. رسالة: تحت الرسائل على فاتورة أو مشروع أو طلب أو أمر شراء أو طلب عرض أسعار، يكتبون في اكتب رسالة ويختارون إرسال.
2. اعتراض: على فاتورة، الاعتراض على هذه الفاتورة، مع السبب والمبلغ المعترض عليه (الفراغ يعني المبلغ كله) وملاحظة، ثم إرسال الاعتراض.
3. وعد: على فاتورة، تحديد موعد للدفع، مع اليوم تحت سأدفع في والمبلغ (الفراغ يعني المبلغ كله)، ثم إرسال الوعد.

الرد عليها وإغلاقها (فريقك)

1. افتح البوابة ← الطلبات. يعرض تبويب بالانتظار ما لم يعالجه أحد بعد؛ وتصفّي التبويبات الأخرى حسب النوع (اعتراض، وعد بالدفع، رسالة، إشعار تسليم، مستند).
2. اختر سطرًا لفتح السجل أو سلسلته.
3. في السلسلة، اكتب في ردّك واختر إرسال. يقرؤه الشخص تحت الرسائل على ذلك السجل، مع إشارة إلى أنه من فريقك.
4. عُد إلى الطلبات، واكتب ملاحظة (اختيارية) واختر عولج. ينتقل السطر إلى تبويب عولج مع اسمك وملاحظتك.

من صفحة اليوم

1. تظهر الطلبات نفسها في صفحة اليوم، مثل «… يعترض على الفاتورة …» أو «رسالة من … بخصوص …».
2. اختر عولج هناك لإغلاق أحدها بنقرة واحدة.

معلومات مفيدة

• يحصل التحصيل على نسخته. عندما يكون تطبيق التحصيل قيد التشغيل، يُسجَّل الوعد على حالة العميل ويوقف التذكيرات؛ ويُسجَّل الاعتراض هناك أيضًا عندما تشمل باقتك تطبيق التحصيل الكامل. ويظهر على السطر حينها موجود أيضًا في التطبيق الشريك.
• تصل الرسائل إلى المحادثات. عندما يكون تطبيق المحادثات قيد التشغيل، تصبح رسالة البوابة أيضًا محادثة على قناة البوابة، لتلك الشركة وذلك السجل. والرد المكتوب في المحادثات يعود إلى سلسلة السجل في البوابة. وتبقى الرسالة في الطلبات أيضًا. انظر الرد على رسائل البوابة في تطبيق المحادثات.
• اعتراض مفتوح واحد لكل فاتورة. يُرفض الاعتراض الثاني حتى تعالج الأول.
• يوم الوعد يجب أن يقع بين اليوم و90 يومًا قادمة.
• التحديد كمعالَج لا يرسل شيئًا إلى الشخص. ردّ عليه في السلسلة أولًا إن كان ينتظر ردًّا.
• نص فقط. لا تحمل الرسائل ملفات؛ يرسل المورّدون المستندات عبر المستندات المطلوبة منك (انظر العمل مع المورّدين).
• تعرض صفحة العميل أو المورّد في تطبيقاتك البوابة في كتلة المرتبط: الأشخاص، وآخر دخول، والطلبات المنتظرة.