পোর্টালের বার্তা, বিরোধ ও প্রতিশ্রুতির উত্তর দিন

পোর্টালের জমা সব Portal → অনুরোধ ও আজ-এ আসে। বার্তা সংশ্লিষ্ট রেকর্ডের ধারায়, তাই ইনভয়েস বা অর্ডারের কথোপকথন একসঙ্গে থাকে।

শুরু করার আগে

• গ্রাহক প্রবেশ অধিকার লাগে।
• বার্তায় অনুরোধকারী, বিরোধ-প্রতিশ্রুতিতে পরিশোধকারী ভূমিকা লাগে।

ধাপ

পোর্টালের মানুষ যা পাঠান

1. বার্তা: ইনভয়েস, প্রকল্প, অর্ডার, ক্রয়াদেশ বা কোটেশন অনুরোধের বার্তা-তে বার্তা লিখুন, তারপর পাঠান।
2. বিরোধ: ইনভয়েসে এই ইনভয়েসে বিরোধ, কারণ, বিরোধের অঙ্ক (ফাঁকা = সব), নোট, তারপর বিরোধ পাঠান।
3. প্রতিশ্রুতি: ইনভয়েসে পেমেন্ট তারিখের প্রতিশ্রুতি, এই দিনে দেব ও অঙ্ক (ফাঁকা = সব), তারপর প্রতিশ্রুতি পাঠান।

উত্তর ও বন্ধ (দল)

1. Portal → অনুরোধ খুলুন। অপেক্ষায়-তে না সামলানো; অন্য ট্যাবে ধরন (বিরোধ, দেওয়ার প্রতিশ্রুতি, বার্তা, ডেলিভারি নোট, নথি)।
2. লাইনে রেকর্ড বা ধারা খুলুন।
3. আপনার উত্তর লিখে পাঠান। ব্যক্তি রেকর্ডের বার্তা-তে দলের চিহ্নের উত্তর পড়েন।
4. অনুরোধ-এ ফিরে নোট (ঐচ্ছিক) দিয়ে সামলানো। নাম-নোটসহ ওই ট্যাবে যায়।

আজ থেকে

1. একই অনুরোধ আজ-এ, যেমন “... ইনভয়েস ...-এ বিরোধ” বা “... থেকে ... নিয়ে বার্তা”।
2. সেখানে সামলানো দিয়ে এক ক্লিকে বন্ধ।

জেনে রাখুন

• Collections কপি পায়। চালু থাকলে প্রতিশ্রুতি কেসে গিয়ে স্মরণবার্তা থামায়; পূর্ণ Collections পরিকল্পনায় বিরোধও যায়। লাইন সহযোগী অ্যাপেও বলে।
• Inbox বার্তা পায়। চালু থাকলে প্রতিষ্ঠান-রেকর্ডের বার্তা পোর্টাল চ্যানেলের কথোপকথন হয়। Inbox উত্তর পোর্টাল রেকর্ডের ধারায় ফেরে। অনুরোধ-এও থাকে। Inbox-এ পোর্টাল বার্তার উত্তর দেখুন।
• ইনভয়েসপ্রতি এক খোলা বিরোধ। প্রথম সামলানো পর্যন্ত দ্বিতীয় নয়।
• প্রতিশ্রুত দিন আজ থেকে 90 দিনের মধ্যে।
• সামলানো চিহ্ন কিছু পাঠায় না। উত্তর চাইলে আগে ধারায় দিন।
• শুধু লেখা। ফাইল নয়; সরবরাহকারী আপনার কাছে চাওয়া নথি দিয়ে পাঠান (সরবরাহকারীর সঙ্গে কাজ দেখুন)।
• অ্যাপে গ্রাহক/সরবরাহকারীর যুক্ত-তে পোর্টালের মানুষ, শেষ সাইন-ইন ও অপেক্ষার অনুরোধ।