পোর্টালে টিকিট ও পরিষেবার অনুরোধ সামলান

সহায়তা ও পরিষেবা শেয়ার করলে পোর্টাল দুই দিকের যোগাযোগের মাধ্যম হয়: গ্রাহকের মানুষ নিজেরাই টিকিট ও পরিষেবার অনুরোধ খোলেন, আপনার উত্তর দেখেন, জবাব দেন এবং ফোন না করেই খরচের অনুমান অনুমোদন করেন।

শুরু করার আগে

• টিকিটের জন্য Desk এবং পরিষেবার অনুরোধের জন্য Services & field work চালু থাকতে হবে।
• কোম্পানির বিভাগে সহায়তা, পরিষেবা বা দুটোই থাকতে হবে (গ্রাহক বা সরবরাহকারীকে প্রবেশাধিকার দিন দেখুন)।
• টিকিট বা অনুরোধ খুলতে কিংবা উত্তর দিতে অনুরোধকারী ভূমিকা দরকার; খরচের অনুমান অনুমোদনের জন্য অনুমোদনকারী (ভূমিকা দেখুন)।

ধাপ

টিকিট বা পরিষেবার অনুরোধ খুলুন (গ্রাহক)

1. পোর্টালে ব্যক্তি সহায়তা (বা পরিষেবা) খোলেন।
2. টিকিট খুলুন (বা পরিষেবা চান) বেছে নেন।
3. বিষয় ও বার্তা লেখেন।
4. অনুরোধ জমা দিন বেছে নেন। তাঁদের কোম্পানির জন্য সেটি Desk-এ টিকিট বা Services-এ পরিষেবার আদেশ হিসেবে আসে।

গ্রাহক যেন দেখতে পান এমনভাবে উত্তর দিন (আপনার দল)

1. Desk-এ টিকিট খুলুন।
2. উত্তর লিখে উত্তর দেওয়ার পদ্ধতি গ্রাহক পোর্টাল (গ্রাহকের কাছে দৃশ্যমান) বেছে নিন।
3. উত্তর সংরক্ষণ করুন। গ্রাহকের পোর্টালে টিকিটের নিচে তা দেখা যায়।

টিকিটের উত্তর দিন (গ্রাহক)

1. সহায়তা-য় ব্যক্তি প্রতিটি টিকিটের অবস্থা ও আপনার পোর্টালের উত্তর দেখেন।
2. উত্তর লিখুন-এ লিখে পাঠান বেছে নেন। উত্তর Desk-এর টিকিটে পৌঁছায়।

খরচের অনুমান অনুমোদন করুন

1. আপনার দল লাইনসহ পরিষেবার আদেশ প্রস্তুত করে দরপ্রস্তাব পাঠায়, ফলে আদেশে অনুমান অপেক্ষায় দেখায়।
2. পরিষেবা-য় ব্যক্তি আদেশ ও মোট দেখেন। হোম পৃষ্ঠাতেও অনুমোদনের জন্য অনুমান-এ সেটি থাকে।
3. অনুমোদনকারী অনুমান অনুমোদন করুন বেছে নেন। আদেশ অনুমোদিত হয় এবং আপনি কাজের সময় নির্ধারণ করতে পারেন।

জেনে রাখা ভালো

• শুধু পোর্টালের উত্তর দেখানো হয়। অভ্যন্তরীণ নোট এবং ফোন বা ইমেইল হিসেবে নথিভুক্ত উত্তর ব্যক্তিগত থাকে।
• অনুমোদন করলে কারও টাকা কাটা হয় না। এটি এগিয়ে যাওয়ার নির্দেশ; বিলিং স্বাভাবিক প্রক্রিয়ায় হয়।
• অপেক্ষায় থাকা অবস্থাতেই অনুমান অনুমোদন করা যায়। আদেশ এগিয়ে গেলে বোতাম আর থাকে না।
• প্রতিটি কাজ একবার গণনা হয়। একই উত্তর, অনুরোধ বা অনুমোদন দুবার পাঠালেও একবার নথিভুক্ত হয়।
• সরিয়ে দেওয়া ব্যক্তির কাজ প্রত্যাখ্যাত হয়। কাউকে সরালে বা কোম্পানির প্রবেশাধিকার বন্ধ করলে পুরোনো পৃষ্ঠা থেকে পাঠানো কাজ প্রত্যাখ্যাত হয়।
• চালান, প্রকল্প ও আদেশের বার্তা সংশ্লিষ্ট রেকর্ডের থ্রেড ব্যবহার করে: পোর্টাল বার্তা ও বিরোধের উত্তর দিন দেখুন।