পোর্টালে সরবরাহকারীদের সঙ্গে কাজ করুন

পোর্টালে প্রবেশাধিকার থাকা সরবরাহকারী আপনাদের মধ্যকার সবকিছু একটি পৃষ্ঠায় পান: আপনার পাঠানো দরপ্রস্তাবের অনুরোধ, ক্রয়াদেশ, চাওয়া নথি এবং আপনার বকেয়া বিল ও করা পরিশোধ। তাঁদের উত্তর সরাসরি Procurement ও Books-এ পৌঁছায়; আবার টাইপ করতে হয় না।

শুরু করার আগে

• দরপ্রস্তাবের অনুরোধ, ক্রয়াদেশ ও নথির জন্য Procurement চালু থাকতে হবে; বিল ও পরিশোধের জন্য Books দরকার।
• প্রয়োজনমতো দরপ্রস্তাবের অনুরোধ, ক্রয়াদেশ, আপনার কাছে চাওয়া নথি ও বিল ও পরিশোধ বিভাগসহ সরবরাহকারীকে প্রবেশাধিকার দিন এবং তাঁদের মানুষ যোগ করুন (গ্রাহক বা সরবরাহকারীকে প্রবেশাধিকার দিন দেখুন)।
• দর দেওয়া ও আদেশের উত্তরের জন্য অনুমোদনকারী ভূমিকা দরকার; ডেলিভারি নোট, নথি ও বার্তার জন্য অনুরোধকারী দরকার।

ধাপ

দরপ্রস্তাবের অনুরোধে দর দিন (সরবরাহকারী)

1. দরপ্রস্তাবের অনুরোধ-এ দর দেওয়া হয়নি চিহ্নিত অনুরোধ খুলুন।
2. প্রতিটি পণ্যের একক মূল্য এবং যে পরিমাণ পাঠাতে পারবেন লিখুন। দাম খালি মানে তাঁরা সেটি সরবরাহ করতে পারবেন না।
3. ডেলিভারির তারিখ ও প্রয়োজন হলে নোট যোগ করে আমার দরপ্রস্তাব পাঠান বেছে নিন। অনুরোধ খোলা থাকা পর্যন্ত নতুন দরপ্রস্তাব পাঠান দিয়ে তা বদলাতে পারেন।

ক্রয়াদেশের উত্তর দিন (সরবরাহকারী)

1. ক্রয়াদেশ-এ আদেশ খুলুন। হোম পৃষ্ঠাতেও নিশ্চিত করার আদেশ-এ সেটি থাকে।
2. আপনার উত্তর-এ একটি বেছে নিন: আদেশ নিশ্চিত করুন; পরিবর্তন প্রস্তাব করুন (নতুন পরিমাণ, মূল্য, কারণ, তারিখ, তারপর আমার পরিবর্তন পাঠান); অথবা কারণসহ আদেশ প্রত্যাখ্যান করুন।

ডেলিভারি নোট পাঠান (সরবরাহকারী)

1. খোলা আদেশে ডেলিভারি নোট পাঠান বেছে নিন।
2. আপনি পাঠাচ্ছেন-এ প্রতিটি পণ্যের পরিমাণ, ডেলিভারির তারিখ ও আপনার ডেলিভারি নোট নম্বর (ঐচ্ছিক) লিখুন।
3. ডেলিভারি নোট পাঠান বেছে নিন। আপনার দল স্বাভাবিকভাবে পণ্য গ্রহণ করে।

নথি পাঠান (সরবরাহকারী)

1. আপনার কাছে চাওয়া নথি-তে নথি পাঠান-এর নিচে নথির ধরন (যেমন ট্রেড লাইসেন্স বা কর নিবন্ধন সনদ), শিরোনাম ও মেয়াদ শেষ (ঐচ্ছিক) বেছে নিন।
2. ফাইল বেছে নথি পাঠান চাপুন। আপনার দল ব্যবস্থা না নেওয়া পর্যন্ত পর্যালোচনায় দেখায়।

আপনার দল যা করে

1. Procurement-এ অনুরোধের তুলনায় অন্য সরবরাহকারীদের পাশাপাশি দরপ্রস্তাব দেখা যায়।
2. ক্রয়াদেশে উত্তরগুলো এমনভাবে দেখায় যেন সরবরাহকারী আদেশের লিংকের উত্তর দিয়েছেন।
3. ডেলিভারি নোট ও নথি পোর্টাল → অনুরোধ-এ আসে। ফাইল খুলুন দিয়ে নথি খুলুন (বা Documents অ্যাপ চালু থাকলে সেখানে), তারপর ব্যবস্থা নেওয়া হয়েছে বেছে নিন।

জেনে রাখা ভালো

• প্রতি আদেশে একটি উত্তর। সরবরাহকারী নিশ্চিত করলে, পরিবর্তন প্রস্তাব করলে বা প্রত্যাখ্যান করলে আদেশে তাঁদের উত্তর দেখায়।
• ফাইল: PDF, JPEG, PNG বা WebP, সর্বোচ্চ 4 MB। Documents অ্যাপ চালু থাকলে নথি সেখানে সরবরাহকারীর সঙ্গে যুক্ত হয়ে মেয়াদের তারিখসহ “পর্যালোচনায়” যায়; অন্যথায় প্রতিষ্ঠানের ব্যক্তিগত নথিতে সুরক্ষিত থাকে।
• বিল ও পরিশোধ-এ সরবরাহকারীর খোলা বা পরিশোধিত বিল থাকে। সরবরাহকারীর বিবরণী-তে আপনার পাওনা, মেয়াদোত্তীর্ণ, খোলা বিল ও পরিশোধিত বিল দেখায়।
• প্রতিটি দরপ্রস্তাবের অনুরোধ ও ক্রয়াদেশের নিজস্ব বার্তা থ্রেড আছে (পোর্টাল বার্তার উত্তর দিন দেখুন)।
• পোর্টাল ছাড়া পাঠানো ক্রয়াদেশের লিংক কার্যকর থাকে।