Travailler avec les fournisseurs dans le portail

Un fournisseur ayant accès au portail dispose d'une page pour vos échanges : demandes de devis envoyées, commandes fournisseur, documents demandés et factures que vous lui devez avec les montants payés. Ses réponses arrivent directement dans Achats et Comptabilité, sans ressaisie.

Avant de commencer

• Demandes de devis, commandes fournisseur et documents nécessitent Achats activée ; factures et paiements nécessitent Comptabilité.
• Donnez accès au fournisseur avec les sections Demandes de devis, Bons de commande, Documents demandés et Factures et paiements selon les besoins, puis ajoutez ses collaborateurs : voir donner accès à un client ou fournisseur.
• Envoyer un devis et répondre aux commandes nécessitent Approbateur ; bons de livraison, documents et messages nécessitent Demandeur.

Étapes

Répondre à une demande de devis, côté fournisseur

1. Dans Demandes de devis, il ouvre une demande marquée Pas de devis.
2. Pour chaque article, il saisit le Prix unitaire et la Quantité que vous pouvez envoyer. Un prix vide signifie qu'il ne peut pas fournir cet article.
3. Il ajoute une Date de livraison et éventuellement une note, puis sélectionne Envoyer mon devis. Tant que la demande est ouverte, il peut modifier sa réponse avec Envoyer le nouveau devis.

Répondre à une commande fournisseur

1. Dans Bons de commande, il ouvre la commande. L'accueil la liste aussi sous Commande à confirmer.
2. Sous Votre réponse, il choisit Confirmer la commande, Proposer des modifications, avec nouvelle quantité, prix, motif, date puis Envoyer mes modifications, ou Refuser la commande avec un motif.

Envoyer un bon de livraison

1. Sur une commande ouverte, il sélectionne Envoyer un bon de livraison.
2. Sous Vous envoyez, il saisit la quantité par article, la Date de livraison et Votre numéro de bon de livraison (facultatif).
3. Il sélectionne Envoyer le bon de livraison. Votre équipe réceptionne les marchandises comme d'habitude.

Envoyer un document

1. Dans Documents demandés, sous Envoyer un document, il choisit le Type de document, par exemple Licence commerciale ou Attestation d'immatriculation fiscale, un titre et Expire le (facultatif).
2. Il choisit le Fichier et sélectionne Envoyer le document. Celui-ci affiche En cours de vérification jusqu'à son traitement par votre équipe.

Ce que fait votre équipe

1. Les devis apparaissent dans la comparaison de la demande dans Achats, à côté des autres fournisseurs.
2. Les réponses aux commandes apparaissent sur la commande fournisseur, comme une réponse à son lien.
3. Bons de livraison et documents arrivent dans Portail → Demandes. Ouvrez un document avec Ouvrir le fichier, ou dans Documents si l'application est activée, puis sélectionnez Traité.

À savoir

• Une réponse par commande. Après confirmation, proposition de modifications ou refus, la commande affiche cette réponse.
• Fichiers : PDF, JPEG, PNG ou WebP, 4 Mo au maximum. Avec Documents activée, le document y arrive en cours d'examen, lié au fournisseur avec sa date d'expiration. Sinon, il est conservé sous protection dans les documents privés de votre organisation.
• Factures et paiements liste les factures fournisseur ouvertes ou payées. Le Relevé du fournisseur affiche Dû à vous, En retard, Factures fournisseurs ouvertes et Factures payées.
• Chaque demande de devis et commande fournisseur possède son propre fil Messages : voir répondre aux messages du portail.
• Les liens de commandes fournisseur envoyés sans le portail continuent de fonctionner.