Travailler avec la Réception dans la boîte

La Réception est l'IA de votre boîte. Sur WhatsApp, par e-mail ou sur le chat de votre site, elle utilise vos réponses, connaissances et données, ou prépare des brouillons pour l'équipe. Tous ses messages portent la mention IA. Une personne peut reprendre la conversation à tout moment. WhatsApp nécessite le propre compte WhatsApp Business de votre organisation.

Avant de commencer

• Il vous faut le droit de répondre aux clients dans la boîte.
• Le comportement WhatsApp se règle dans Paramètres de la Réception : choisir ses réponses. Par e-mail et chat web, elle suit le Mode IA (e-mail, chat web) de chaque équipe dans les paramètres de la boîte.

Étapes

1. Ouvrez Boîte de réception. La liste affiche une mention IA sur les conversations où la Réception est active.
2. Ouvrez une conversation. Un bandeau indique le mode de la Réception ; ses messages portent la mention IA.
3. Lisez le brouillon et corrigez son texte si nécessaire.
4. Si le brouillon cite des montants introuvables dans vos données, vérifiez-les puis cochez leur confirmation.
5. Envoyez le brouillon ou écartez-le.
6. Pour répondre vous-même, reprenez la conversation. Le bandeau indique que l'IA est en pause et que l'équipe répond. Envoyer vous-même une réponse la reprend également.
7. Quand le client n'a plus besoin d'une personne, rendez la conversation à l'assistant.

Bon à savoir

• La Réception reste silencieuse après la reprise ou la réponse d'une personne, jusqu'au retour explicite à l'assistant. Fermer la conversation ne suffit pas.
• Lors d'un transfert, la personne responsable de la conversation ou le responsable de l'équipe reçoit une notification. Le délai de réponse continue de courir.
• Par e-mail et chat web, le mode de l'équipe détermine si elle répond, prépare des brouillons ou reste désactivée : réponses par e-mail et chat web.
• Dans la vue Réception, chaque conversation indique qui répond : assistant, personne de l'équipe, attente d'une personne ou personne (en pause). Voir les transferts.
• Les absences automatiques et lettres d'information ne reçoivent pas de réponse.
• Un chiffre non justifié par les données exige une confirmation ; il ne peut pas être envoyé en un clic.
• La vue WhatsApp reste dans le menu de la boîte avec les dossiers de l'équipe : reprendre une conversation et traiter les dossiers.