Prendre des commandes par la Réception

La Réception peut prendre une commande en ligne dans une conversation : elle compose la commande à partir de vos produits et de vos prix, indique le total au client, et ne passe la commande que lorsque le client dit "oui" dans un nouveau message.

Avant de commencer

• Activez les commandes en ligne (Paramètres → En ligne), avec votre adresse en ligne et au moins le retrait sur place ou une zone de livraison. Paramètres de la Réception indique sous Prêt à → Prendre des commandes ce qui manque encore.
• Sur WhatsApp, cochez Prendre les commandes ici (les zones, frais, minimum, retrait et horaires de la boutique en ligne s'appliquent) dans Paramètres de la Réception. Sur le chat web et l'e-mail, le mode IA de l'équipe doit laisser la Réception répondre (voir laisser la Réception répondre aux e-mails et au chat web).

Déroulement d'une commande

1. Le client dit ce qu'il veut. La Réception demande ce qui manque : "Pour préparer votre commande, il me faut encore votre nom, un numéro de téléphone où vous joindre, l'adresse et la zone de livraison, ou bien si vous viendrez la retirer."
2. Elle calcule le prix de la commande à partir de vos enregistrements (produits, prix, frais de livraison, minimum) et envoie le récapitulatif avec le total, en demandant au client de confirmer.
3. Le client répond oui dans un nouveau message. La Réception revérifie le prix à ce moment-là : si quelque chose a changé, elle affiche le nouveau total et redemande.
4. La commande est passée une seule fois, comme commande en ligne. Elle apparaît avec vos autres commandes en ligne.
5. Quand votre équipe accepte la commande, l'expédie, la livre, la rejette ou l'annule, le client en est informé sur le canal par lequel il a commandé : WhatsApp, le chat web ou un e-mail dans le même fil.

Bon à savoir

• Seul un nouveau oui compte. Un "oui" cité d'un message antérieur, ou écrit avant le récapitulatif, ne passe jamais de commande.
• Jamais passée deux fois. Si la réponse à la commande se perd, Kluvan vérifie si la commande est arrivée avant de faire quoi que ce soit d'autre. Le client entend "Nous vérifions encore si votre commande a été enregistrée", et la page Exceptions de l'Accueil affiche Une action est à vérifier si la vérification ne permet pas de conclure.
• Les prix et le stock viennent de vos enregistrements, jamais de ce que dit le client ou un document.
• Vos règles s'appliquent : zones de livraison, frais, commande minimum, retrait et horaires de vos commandes en ligne.
• Une commande qui n'a pas pu être passée transmet la conversation à votre équipe avec le motif Une commande n'a pas pu être passée.