Trabalhar com a Recepção na Caixa de entrada

A Recepção é a IA da sua Caixa de entrada. Ela responde aos clientes no WhatsApp, por e-mail e no chat do seu site com base nas suas próprias respostas, conhecimentos e registros, ou escreve rascunhos para a equipe. Tudo o que ela escreve é identificado como IA, e uma pessoa pode assumir a qualquer momento. O WhatsApp exige a própria conta de WhatsApp Business da sua organização.

Antes de começar

• Você precisa de Responder clientes na caixa de entrada.
• A forma como a Recepção responde no WhatsApp é definida em Configurações da Recepção (veja escolher como a Recepção responde). Nos e-mails e no chat do site, ela segue o Modo de IA (e-mail, chat do site) de cada equipe nas Configurações da caixa de entrada.

Etapas

1. Abra Caixa de entrada. As conversas em que a Recepção está ativa mostram um selo IA na lista.
2. Abra uma delas. Uma barra informa A Recepção de IA trabalha aqui com seu modo, e suas mensagens são marcadas como IA.
3. Se a Recepção escreveu um Rascunho de IA, leia e edite o texto se necessário.
4. Se o rascunho cita preços ou valores que o Kluvan não encontrou nos seus registros, marque Conferi estes valores: … após verificá-los.
5. Selecione Enviar para enviar o rascunho ou Descartar para removê-lo.
6. Para responder pessoalmente, selecione Assumir atendimento. A barra muda para A IA está pausada nesta conversa: a equipe responde aqui. Enviar uma resposta pessoalmente também assume o atendimento.
7. Quando o cliente não precisar mais de uma pessoa, selecione Devolver ao assistente.

É bom saber

• A IA nunca interrompe uma pessoa. Assim que alguém assume ou responde, a Recepção fica em silêncio nessa conversa até Devolver ao assistente. Fechar a conversa não a devolve.
• Transferências. Quando a Recepção transfere um cliente à equipe, o responsável (ou líder da equipe) recebe o aviso “A Recepção (IA) transferiu … para a equipe”, e o prazo de resposta continua correndo.
• E-mail e chat do site. Neles, a Recepção segue o Modo de IA (e-mail, chat do site) da equipe: responde, escreve rascunhos ou fica desativada. Veja deixar a Recepção responder e-mails e chats do site.
• Quem responde. Na página Recepção, cada conversa mostra Quem responde: o assistente, uma pessoa da equipe, aguardando uma pessoa ou ninguém (pausado). Veja assumir e devolver uma transferência.
• Respostas automáticas (mensagens de ausência, boletins informativos) nunca são respondidas pela Recepção.
• Valores que não podem ser comprovados não podem ser enviados com um clique: a marcação é obrigatória.
• A página do WhatsApp. Recepção na barra lateral da Caixa de entrada mantém a visualização do WhatsApp com casos da equipe; veja assumir uma conversa do WhatsApp e trabalhar nos casos da equipe.