Receber agendamentos pela Recepção

A Recepção pode agendar, remarcar e cancelar compromissos dos seus clientes em Agendamentos. Ela oferece apenas horários realmente livres, retém o horário escolhido por um momento e não agenda nada até o cliente dizer “sim” em uma nova mensagem.

Antes de começar

• Configure Agendamentos com seus serviços, funcionários e horários de funcionamento e ative os agendamentos online. Veja configurar Agendamentos.
• No WhatsApp, marque Receber agendamentos aqui (aplicam-se as regras da página de agendamento online) em Configurações da Recepção. No chat do site e por e-mail, o modo de IA da equipe deve permitir respostas da Recepção (veja deixar a Recepção responder e-mails e chats do site).
• Para depósitos, conecte a conta de pagamentos da organização em Configurações → Pagamentos (veja Configurações → Pagamentos).

Como funciona um agendamento

1. O cliente pede um horário. A Recepção oferece horários livres de Agendamentos, cada um com data e fuso horário, por exemplo “2026-10-29 23:30 (UTC+03:00)”.
2. O cliente escolhe um. A Recepção o retém por até dois minutos, para que ninguém o ocupe nesse intervalo.
3. A Recepção pede a confirmação: “Para confirmar seu agendamento em …, responda SIM. Nada será agendado até você responder.”
4. O cliente responde SIM em uma nova mensagem. Só então o agendamento é gravado em Agendamentos, uma única vez, e o cliente recebe “Seu agendamento em … está confirmado” com o número do agendamento.
5. O agendamento aparece em Agendamentos como qualquer outro, com seus lembretes.

Depósitos

Quando um serviço exige depósito, a Recepção envia ao cliente um link de pagamento da sua própria conta de pagamentos: “Para garantir seu agendamento em …, pague o depósito aqui: …”.

• Pago a tempo: o agendamento é confirmado, e o depósito é registrado nele.
• Pago após o fim da retenção: nada é agendado automaticamente. O cliente é informado de que a equipe fará o reembolso ou combinará um novo horário, e a página Exceções da Recepção mostra Um depósito chegou após a expiração da retenção. Escolha Reembolsar o depósito (devolvido uma única vez, pelo mesmo provedor de pagamentos) ou Agendar novamente se o horário ainda estiver livre.

É bom saber

• Um “sim” é necessário a cada vez. Um sim para 10:00 não pode confirmar uma mudança para 11:00; a Recepção pergunta novamente (fd_confirmation_stale). Por e-mail, um “sim” citado de uma mensagem antiga nunca conta.
• As retenções de horários expiram. Se o cliente responder após a retenção, a Recepção oferece procurar outro horário (fd_hold_expired).
• Mudanças de horário. Um horário que não existe naquele dia é recusado, com os horários anterior e posterior; um horário que ocorre duas vezes é oferecido duas vezes, cada uma com sua diferença em relação ao UTC (fd_time_not_local).
• Remarcar um agendamento reserva primeiro o novo horário e depois cancela o antigo. Se não for possível cancelar o antigo, o cliente mantém o novo horário, e a página de exceções mostra Um agendamento transferido manteve o horário antigo; os lembretes do horário antigo não são enviados.
• Não há certeza de que foi concluído? O cliente recebe “Ainda estamos verificando se seu agendamento foi concluído”, o horário permanece bloqueado, e o Kluvan verifica novamente por conta própria. Nada é agendado duas vezes.
• Quem é o cliente. A Recepção encontra o cliente nos seus registros pelo telefone ou e-mail, nunca pelo nome, ou cria o cliente. Remarcar ou cancelar um agendamento existente exige um cliente cuja identidade o canal possa confirmar.
• Clientes bloqueados por você em Agendamentos não podem agendar pela Recepção: são informados de que uma pessoa da equipe ajudará, e a conversa vai para a equipe.
• Provedores de pagamentos. Os depósitos funcionam com a conta conectada em Configurações → Pagamentos (atualmente Paymob). O Stripe está em acesso antecipado e aparece ali quando a conexão Stripe do Kluvan for disponibilizada.
• O Google Agenda estará disponível em breve. A leitura dos horários ocupados da equipe no Google Agenda e a gravação dos agendamentos da Recepção nele já foram desenvolvidas, mas ainda não estão disponíveis: o login do Google no Kluvan ainda precisa ser liberado.