Tomar reservas mediante Recepción

Recepción puede reservar, cambiar y cancelar citas en Reservas para sus clientes. Solo ofrece horas realmente libres, retiene brevemente la elegida y no reserva nada hasta que el cliente dice «sí» en un mensaje nuevo.

Antes de empezar

• Configure servicios, personal y horarios en Reservas, y active las reservas en línea. Consulte configurar Reservas.
• En WhatsApp, marque Tomar reservas aquí (se aplican las normas de la página de reservas en línea) en Configuración de la recepción. En chat web y correo, el modo IA del equipo debe permitir respuestas (consulte responder al correo y chat web).
• Para depósitos, conecte la cuenta de pagos de su organización en Configuración → Pagos (consulte Configuración → Pagos).

Cómo se realiza una reserva

1. El cliente pide una hora. Recepción ofrece horas libres de Reservas, con fecha y zona horaria, por ejemplo «2026-10-29 23:30 (UTC+03:00)».
2. El cliente elige una. Recepción la retiene hasta dos minutos para que nadie la ocupe entretanto.
3. Pide confirmación: «Para confirmar su reserva del …, responda SÍ. No se reserva nada hasta que lo haga».
4. El cliente responde SÍ en un mensaje nuevo. Solo entonces se registra una vez en Reservas y recibe «Su reserva del … está confirmada», con el número.
5. Aparece como cualquier reserva, con sus recordatorios.

Depósitos

Si el servicio exige un depósito, Recepción envía un enlace de su propia cuenta de pagos: «Para mantener su reserva del …, pague el depósito aquí: …».

• Pagado a tiempo: se confirma la reserva y se registra el depósito en ella.
• Pagado después de vencer la retención: no se reserva automáticamente. Se informa al cliente de que el equipo devolverá el dinero o acordará otra hora; Excepciones de la recepción muestra Llegó un depósito después de vencer la reserva provisional. Elija Devolver el depósito (una devolución mediante el mismo proveedor) o Reservar de nuevo si sigue libre.

Conviene saber

• Hace falta un «sí» cada vez. Confirmar las 10:00 no confirma un cambio a las 11:00; se pregunta otra vez (fd_confirmation_stale). Un «sí» citado de un correo antiguo no cuenta.
• Las retenciones caducan. Si responde después, Recepción ofrece buscar otra hora (fd_hold_expired).
• Cambios de reloj. Se rechaza una hora inexistente ese día y se ofrecen las anteriores y posteriores; una hora que ocurre dos veces se ofrece dos veces, cada una con su desfase UTC (fd_time_not_local).
• Cambiar una reserva crea primero la nueva y después cancela la anterior. Si no puede cancelarse, el cliente conserva la nueva y las excepciones muestran Una reserva cambiada conservó su hora anterior; no se envían recordatorios de la anterior.
• ¿Resultado incierto? Se informa «Seguimos comprobando si se realizó su reserva», la hora permanece bloqueada y Kluvan comprueba automáticamente. Nada se reserva dos veces.
• Identidad del cliente. Recepción busca por teléfono o correo, nunca por nombre, o crea el cliente. Cambiar o cancelar una reserva existente requiere un cliente cuya identidad pueda confirmar el canal.
• Clientes bloqueados en Reservas tampoco pueden reservar mediante Recepción: se les informa de que ayudará el equipo y se deriva la conversación.
• Proveedores de pago. Los depósitos usan la cuenta conectada en Configuración → Pagos (actualmente Paymob). Stripe está en acceso anticipado y aparecerá cuando se abra la conexión de Kluvan.
• Google Calendar llegará próximamente. Está construida la lectura de disponibilidad del personal y la escritura de reservas de Recepción, pero aún no está disponible: falta abrir el inicio de sesión con Google de Kluvan.