Asignar, tomar y traspasar una conversación

Cada conversación puede tener un responsable: quien la responde. Puede tomarla, un líder o gerente puede asignarla, y el responsable puede traspasarla con una nota cuando deba continuar otra persona.

Antes de empezar

• Para tomarla necesita Responder a clientes en la bandeja de entrada. Para asignar a otros o traspasar cualquier conversación necesita Asignar y transferir conversaciones.

Pasos

Tomar una conversación

1. Abra Bandeja de entrada y la vista Sin asignar.
2. Abra una conversación y seleccione Tomarla. Se convierte en responsable. Responder a una conversación sin asignar también lo convierte en responsable.

Asignarla a alguien

1. Abra la conversación.
2. A la derecha, en Responsable y estado, elija la persona en Asignar a (o Nadie).
3. Seleccione Asignar. Se avisa a esa persona.

Traspasarla

1. Abra una conversación a su cargo (o cualquiera si puede asignar).
2. En Traspasar a, elija al compañero.
3. Escriba una Nota de traspaso (obligatoria): qué quiere el cliente, qué hizo y qué sigue.
4. Seleccione Traspasar. La nota aparece como «Traspasada de … a …» y se avisa al nuevo responsable.

Conviene saber

• Asignación automática. Cada equipo elige quién recibe nuevas conversaciones: nadie (esperan en Sin asignar), el siguiente miembro disponible por turno o quien atendió al contacto por última vez. Quienes están Ausente no reciben nuevas conversaciones. Consulte configurar equipos.
• Aviso en la campana. Recibir una asignación o traspaso genera una notificación (consulte notificaciones).
• En Hoy. Las conversaciones sin asignar de sus equipos aparecen en Hoy con Tomarla.
• La nota es obligatoria al traspasar, para que nadie reciba una conversación sin saber por qué.
• La página Recepción de WhatsApp tiene Asignarme propio; consulte tomar el control de una conversación de WhatsApp.