بات چیت لیں، سونپیں اور حوالے کریں

ہر بات چیت کا ایک ذمہ دار ہو سکتا ہے: وہ فرد جو اس کا جواب دیتا ہے۔ آپ کوئی بات چیت خود لے سکتے ہیں، ٹیم لیڈ یا منیجر اسے سونپ سکتا ہے، اور جب کسی اور کو آگے بڑھانا ہو تو ذمہ دار اسے نوٹ کے ساتھ حوالے کر سکتا ہے۔

شروع کرنے سے پہلے

• بات چیت لینے کے لیے آپ کے پاس ان باکس میں گاہکوں کو جواب دیں کا اختیار ہونا چاہیے۔ دوسروں کو سونپنے یا کوئی بھی بات چیت حوالے کرنے کے لیے آپ کے پاس بات چیت سونپیں اور حوالے کریں کا اختیار ہونا چاہیے۔

مراحل

بات چیت لیں

1. ان باکس کھولیں اور بغیر ذمہ دار کا ویو منتخب کریں۔
2. کوئی بات چیت کھولیں اور یہ لیں منتخب کریں۔ آپ اس کے ذمہ دار بن جاتے ہیں۔ بغیر ذمہ دار بات چیت پر جواب بھیجنے سے بھی آپ اس کے ذمہ دار بن جاتے ہیں۔

کسی کو سونپیں

1. بات چیت کھولیں۔
2. سائیڈ پینل میں ذمہ دار اور حالت کے نیچے انہیں سونپیں میں فرد چنیں (یا کوئی نہیں)۔
3. سونپیں منتخب کریں۔ اس فرد کو اطلاع مل جاتی ہے۔

حوالے کریں

1. ایسی بات چیت کھولیں جس کے آپ ذمہ دار ہیں (یا سونپنے کے اختیار کے ساتھ کوئی بھی)۔
2. انہیں حوالے کریں کے نیچے ساتھی چنیں۔
3. حوالگی کا نوٹ (ضروری) لکھیں: گاہک کیا چاہتا ہے، آپ نے کیا کیا، آگے کیا ہے۔
4. حوالے کریں منتخب کریں۔ نوٹ بات چیت میں "… سے … کو حوالے کیا گیا" کے طور پر نظر آتا ہے، اور نئے ذمہ دار کو اطلاع مل جاتی ہے۔

جاننے کی باتیں

• خودکار سونپنا۔ ہر ٹیم چنتی ہے کہ نئی بات چیت کسے جائے: کسی کو نہیں (وہ بغیر ذمہ دار میں انتظار کرتی ہیں)، باری باری اگلا دستیاب رکن، یا وہ جس نے آخری بار اس رابطے کے ساتھ کام کیا۔ ٹیم میں جن لوگوں پر غیر حاضر کا نشان ہو انہیں نئی بات چیت نہیں ملتی۔ دیکھیں ٹیمیں بنائیں۔
• گھنٹی میں اطلاع۔ کوئی بات چیت سونپے جانے یا حوالے ہونے پر آپ کو اطلاع ملتی ہے (دیکھیں اطلاعات)۔
• آج پر۔ آپ کی ٹیموں کی بغیر ذمہ دار بات چیت آج پر یہ لیں کے ساتھ نظر آتی ہے۔
• حوالگی کے لیے نوٹ ضروری ہے، تاکہ کسی کو وجہ جانے بغیر بات چیت نہ ملے۔
• فرنٹ ڈیسک کے صفحے (WhatsApp) پر اپنا مجھے سونپیں ہے؛ دیکھیں WhatsApp بات چیت سنبھالیں۔