ان باکس چالو کریں اور ٹیمیں بنائیں

ٹیم ان لوگوں کا گروپ ہے جو ایک قسم کی بات چیت کا جواب دیتے ہیں، مثلاً سیلز یا سپورٹ۔ ہر ٹیم اپنی بات چیت دیکھتی ہے؛ نئی بات چیت کسی ٹیم کو جاتی ہے اور، اگر آپ چاہیں، اس ٹیم کے کسی ایک فرد کو۔

شروع کرنے سے پہلے

• ان باکس Sales & Customer Care اور Kluvan One میں شامل ہے۔ اسے ترتیبات ← ایپس میں چالو کریں (دیکھیں اپنی ایپس چنیں)۔
• آپ کے پاس ان باکس سیٹ کریں (ٹیمیں، چینل، مہلت) کا اختیار ہونا چاہیے۔ لوگوں کو ٹیم میں اپنی ٹیموں کا ان باکس دیکھیں اور ان باکس میں گاہکوں کو جواب دیں کے اختیارات دیں (دیکھیں رول اور اختیارات)۔

مراحل

1. ان باکس کھولیں اور اوپر ان باکس کی ترتیبات منتخب کریں (یا اسے ترتیبات سے کھولیں)۔
2. ٹیمیں کے نیچے نئی ٹیم کا خانہ بھریں: ٹیم کا نام اور، ای میل کے لیے، آنے والی ای میل کا پتا کا نام (مثلاً sales)۔
3. نئی بات چیت کسے جائے میں چنیں: کوئی نہیں (ٹیم لیتی ہے)، باری باری اگلا دستیاب رکن یا جس نے آخری بار اس رابطے کے ساتھ کام کیا۔
4. جواب کی مہلت کی پالیسی اور ٹیم لیڈ (تاخیر کی اطلاع ملتی ہے) چنیں۔
5. روٹنگ الفاظ (کاما سے الگ) لکھیں: جس نئی بات چیت کے پہلے پیغام میں ان میں سے کوئی لفظ ہو وہ اس ٹیم کو جاتی ہے۔
6. وہ چینلز نشان زد کریں جن پر ٹیم جواب دیتی ہے: WhatsApp، ای میل، ویب چیٹ۔
7. ان باکس کے اختیارات والے سب اس ٹیم میں ہیں نشان زد کریں، یا اراکین ایک ایک کر کے نشان زد کریں۔ جو لوگ باہر ہوں انہیں اس دوران غیر حاضر (نئی بات چیت نہیں ملتی) کے نیچے نشان زد کریں۔
8. فرنٹ ڈیسک کا AI موڈ (ای میل، ویب چیٹ) چنیں: بند، مسودے، جو کوئی شخص بھیجے، آسان سوالوں کے جواب یا اپنی حد میں جواب۔
9. محفوظ کریں منتخب کریں۔
10. تیار جوابات کے نیچے ان جوابات کے لیے جو آپ اکثر لکھتے ہیں عنوان، متن اور ٹیم (یا تمام ٹیمیں) شامل کریں۔ محفوظ کریں منتخب کریں۔
11. رکھنا اور خاموش اوقات کے نیچے پیغامات کا متن رکھیں (دن، 30–365)، گاہک کے انتظار کے بعد بند کریں (دن، 0 = کبھی نہیں)، خاموش اوقات اور ای میل جوابات پر نام طے کریں۔ محفوظ کریں منتخب کریں۔

جاننے کی باتیں

• نئی بات چیت کہاں جاتی ہے۔ اس پتے یا چیٹ کی ٹیم کو جس پر وہ آئی؛ ورنہ اس پہلی ٹیم کو جس کا کوئی روٹنگ لفظ اس میں ہو؛ ورنہ اس کے چینل کی پہلی ٹیم کو۔
• کون کیا دیکھتا ہے۔ ہر فرد اپنی ٹیموں کی بات چیت دیکھتا ہے۔ ہر ٹیم کی بات چیت دیکھیں سب دکھاتا ہے۔ مالکان اور منیجروں کے پاس ان باکس کے سب اختیارات ہوتے ہیں۔
• ایک ساتھ دو ایڈمن۔ اگر آپ کے بدلتے وقت کسی اور نے ترتیبات محفوظ کر دیں تو Kluvan انہیں دوبارہ دکھاتا ہے تاکہ آپ اپنی تبدیلی پھر سے کر سکیں۔
• خاموش اوقات صرف مارکیٹنگ ٹیمپلیٹس روکتے ہیں؛ گاہکوں کو جوابات پر کوئی اثر نہیں پڑتا۔
• WhatsApp فرنٹ ڈیسک کی ترتیبات میں جوڑا جاتا ہے: دیکھیں WhatsApp جوڑیں۔
• آگے: جواب کی مہلت طے کریں اور بات چیت کا جواب دیں۔