Aktifkan Kotak Masuk dan siapkan tim

Tim adalah kelompok orang yang menjawab satu jenis percakapan, misalnya Penjualan atau Dukungan. Setiap tim melihat percakapan sendiri; percakapan baru diarahkan ke tim dan, jika diinginkan, ke anggotanya.

Sebelum memulai

• Kotak Masuk termasuk dalam Penjualan & Layanan Pelanggan dan Kluvan One. Aktifkan di Pengaturan → Aplikasi (lihat pilih aplikasi Anda).
• Anda memerlukan Siapkan kotak masuk (tim, saluran, tenggat). Berikan Lihat kotak masuk tim sendiri dan Balas pelanggan di kotak masuk dalam Tim (lihat peran dan hak).

Langkah-langkah

1. Buka Kotak Masuk dan pilih Pengaturan kotak masuk di atas (atau buka dari Pengaturan).
2. Di Tim, isi kotak Tim baru: Nama tim dan, untuk email, nama Alamat email masuk (misalnya sales).
3. Pilih Percakapan baru ditujukan ke: Tidak ada (tim mengambilnya), Anggota tersedia berikutnya, bergiliran, atau Orang yang terakhir menangani kontak.
4. Pilih kebijakan Tenggat tanggapan dan Pemimpin tim (diberi tahu saat tenggat terlewati).
5. Ketik Kata perutean (dipisahkan koma): percakapan baru yang pesan pertamanya berisi salah satunya masuk ke tim ini.
6. Centang Saluran yang dijawab: WhatsApp, Email, Chat web.
7. Centang Semua pemilik hak kotak masuk menjadi anggota tim ini, atau centang Anggota satu per satu. Tandai orang pada Tidak ada (tidak mendapat percakapan baru) selama absen.
8. Pilih cara Resepsionis bekerja untuk tim dalam Mode AI (email, chat web): nonaktif, draf untuk dikirim manusia, menjawab pertanyaan sederhana, atau menjawab dalam batasnya.
9. Pilih Simpan.
10. Di Balasan siap pakai, tambahkan Judul, Teks, dan Tim (atau Semua tim) untuk jawaban yang sering diketik. Pilih Simpan.
11. Di Retensi dan jam tenang, atur Simpan teks pesan (hari, 30–365), Tutup setelah menunggu pelanggan (hari, 0 = tidak pernah), jam tenang, dan Nama pada balasan email. Pilih Simpan.

Perlu diketahui

• Tujuan percakapan baru. Ke tim alamat atau chat penerima; jika tidak, ke tim pertama yang kata peruteannya terdapat pada pesan; jika tidak, ke tim pertama pada saluran tersebut.
• Siapa melihat apa. Orang melihat percakapan tim sendiri. Lihat percakapan semua tim menampilkan semuanya. Pemilik dan manajer memiliki semua hak Kotak Masuk.
• Dua admin bersamaan. Jika seseorang menyimpan pengaturan saat Anda mengedit, Kluvan menampilkannya lagi agar perubahan dapat dibuat ulang.
• Jam tenang hanya menghentikan templat pemasaran; balasan pelanggan tidak terpengaruh.
• WhatsApp dihubungkan dalam pengaturan Resepsionis: lihat hubungkan WhatsApp.
• Berikutnya: atur tenggat tanggapan dan jawab percakapan.