Atur tenggat tanggapan dan baca laporan Kotak Masuk

Tenggat tanggapan (SLA) menentukan seberapa cepat pelanggan harus mendapat jawaban. Kluvan menghitung waktu, memperingatkan penanggung jawab sebelum habis, dan memberi tahu pemimpin tim jika terlewati agar pelanggan tidak terlupakan.

Sebelum memulai

• Anda memerlukan Siapkan kotak masuk (tim, saluran, tenggat) untuk mengubah tenggat. Semua pengguna Kotak Masuk melihatnya pada percakapan.

Langkah-langkah

1. Buka Kotak Masuk → Pengaturan kotak masuk dan gulir ke Tenggat tanggapan dan jam kerja.
2. Pada kebijakan Standar, ketik untuk tiap prioritas (Rendah, Normal, Tinggi, Mendesak) nilai Balasan pertama dalam (menit) dan Balasan berikutnya dalam (menit).
3. Atur Peringatkan saat bagian waktu ini terpakai (%), misalnya 80.
4. Centang Hitung hanya jam kerja jika jam harus berhenti di luar jam kerja.
5. Di Jam kerja, centang hari kerja dan atur Dari serta Hingga. Jika tidak ada hari dicentang, semua hari selain akhir pekan negara digunakan.
6. Centang Hari libur nasional adalah hari libur kerja dan tambahkan Hari libur lainnya (satu tanggal per baris, yyyy-mm-dd).
7. Pilih Simpan.
8. Di Tim, pilih kebijakan tiap tim dalam Tenggat tanggapan dan Pemimpin tim (diberi tahu saat tenggat terlewati).

Pada percakapan

• Percakapan menampilkan Balasan jatuh tempo, Balasan segera jatuh tempo, atau Balasan terlambat dengan sisa waktu, atau Jam dijeda.
• Segera melewati tenggat pada tampilan mencantumkan percakapan yang mendekati tenggat.
• Jam dimulai dari pesan pelanggan dan berhenti saat Anda membalas. Jam dijeda saat percakapan menunggu pelanggan atau ditunda, lalu dilanjutkan dari titik sebelumnya saat mereka menulis lagi.
• Mengubah prioritas menghitung ulang tenggat yang berjalan dari awalnya.

Baca laporan

1. Buka Kotak Masuk dan pilih Laporan.
2. Pilih Dari dan Hingga, lalu Tampilkan.
3. Baca setiap baris (Semua, tiap saluran, tiap penanggung jawab): Percakapan, Tanggapan pertama (median, menit), Penyelesaian (median, menit), dan Melewati tenggat. Pilih CSV untuk mengunduh.

Perlu diketahui

• Diperingatkan, lalu diberi tahu sekali. Pada persentase peringatan, penanggung jawab (atau pemimpin tim) menerima pemberitahuan dan item pada Hari ini. Tenggat terlewati diberitahukan sekali kepada pemimpin tim dan penanggung jawab, bahkan dengan dua server.
• Waktu dalam laporan adalah menit berlalu sesuai waktu tunggu pelanggan.
• Hari libur memakai zona waktu organisasi serta akhir pekan dan hari libur negara.
• Terkait: jawab percakapan.