Tangani kasus tim dari kotak masuk

Saat Resepsionis menyerahkan sesuatu ke tim, kasus dibuka dengan ringkasan singkat agar orang yang mengambilnya tidak perlu membaca seluruh percakapan.

Sebelum memulai

• Anda harus menjadi pemilik, manajer, atau memiliki Kredit: siapa berutang, catat pembayaran.

Langkah-langkah

1. Buka Kotak Masuk → Resepsionis.
2. Pilih filter Kasus. Kasus terbuka dicantumkan dahulu.
3. Buka percakapan kasus. Kasus menunjukkan jenis, misalnya Diserahkan ke tim atau Telepon kembali, serta status.
4. Baca ringkasan: rangkuman, Fakta, pesan pendukung, Sudah dicoba, serta Tindakan usulan (tidak ada yang dilakukan sampai seseorang mengerjakannya).
5. Pilih Ambil. Status menjadi sudah ditangani seseorang. Balasan staf pada percakapan juga mengambilnya.
6. Untuk menetapkan tenggat, pilih hari dan waktu di Tenggat, lalu Atur.
7. Untuk menyetujui tindakan usulan, pilih Setujui; setelah dikerjakan, pilih Tandai selesai.
8. Tambahkan Catatan untuk tim lalu pilih Tambah.
9. Pilih Menunggu pelanggan selama menunggu jawaban.
10. Setelah selesai, pilih Tutup kasus. Pilih Buka kembali jika muncul lagi.

Jenis kasus

Perlu diketahui

• Mendesak hanya ditetapkan saat kata-kata pelanggan sendiri menunjukkan urgensi.
• Tindakan usulan tidak pernah dijalankan Resepsionis. Menyetujui atau menandai selesai hanya mencatat; tim melakukan pekerjaan.
• Pesan pelanggan berikutnya dilampirkan pada kasus terbuka.
• Pengingat: pemilik mendapat peringatan setelah menit serah terima dalam pengaturan Resepsionis, lalu peringatan kedua setelah dua jam selama belum ada yang mengambil kasus. Pengingat hanya mencapai pemilik melalui peringatan pemilik.
• Menutup kasus tidak pernah mengaktifkan asisten lagi. Pilih Kembalikan ke asisten pada percakapan untuk itu. Lihat ambil alih percakapan.
• Meminta menghapus datanya: penghapusan tetap keputusan pemilik, melalui Hapus pelanggan ini atau permintaan privasi. Lihat tangani permintaan privasi pelanggan.
• Mengambil kasus yang diserahkan merupakan klaim serah terima: hanya satu orang mendapatkannya. Lihat ambil dan kembalikan serah terima.
• Item di luar percakapan (pesan yang mungkin belum tiba, reservasi yang perlu diperiksa, uang muka terlambat) berada pada halaman pengecualian Resepsionis.
• Manajer dapat mengubah kasus menjadi tiket Dukungan. Lihat impor kasus Resepsionis.