اعمل على حالات الفريق من صندوق المحادثات

عندما يحوّل الاستقبال شيئًا إلى فريقك، يفتح حالة بموجز قصير، فلا يضطر من يستلمها إلى قراءة المحادثة كلها.

قبل أن تبدأ

• يجب أن تكون المالك أو مديرًا، أو أن تكون لديك صلاحية الآجل: المستحقات على العملاء وتسجيل الدفعات.

الخطوات

1. افتح المحادثات ← الاستقبال.
2. اختر عامل التصفية الحالات. تظهر الحالات المفتوحة أولًا.
3. افتح محادثة الحالة. تعرض الحالة نوعها، مثل حُوِّلت إلى الفريق أو معاودة الاتصال، وحالتها.
4. اقرأ الموجز: الملخص، والوقائع، والرسائل التي يستند إليها، وما جُرِّب سابقاً، وإجراءات مقترحة (لا يُنفَّذ شيء حتى يقوم به أحد).
5. اختر استلمها. تصبح الحالة قيد المتابعة. ورد الموظف في المحادثة يستلمها أيضًا.
6. لضبط موعد نهائي، اختر يومًا ووقتًا تحت موعد الاستحقاق واختر تعيين.
7. للموافقة على إجراء مقترح، اختر اعتماد؛ وعندما تنفذه، اختر تم التنفيذ.
8. أضف ملاحظة للفريق واختر إضافة.
9. اختر بانتظار العميل أثناء انتظارك للرد.
10. عندما تُحسم، اختر أغلق الحالة. واختر إعادة الفتح إذا عادت.

أنواع الحالات

معلومات مفيدة

• عاجل لا يُضبط إلا عندما تُظهر كلمات العميل نفسه الاستعجال.
• لا ينفذ الاستقبال الإجراءات المقترحة أبدًا. اعتماد إجراء أو تعليمه كمنفَّذ يسجله فقط؛ وفريقك هو من يقوم بالعمل.
• تُرفق رسائل العميل اللاحقة بالحالة المفتوحة.
• التذكيرات: يتلقى المالك تنبيهًا بعد دقائق التحويل المضبوطة في إعدادات الاستقبال، وتنبيهًا ثانيًا بعد ساعتين ما دام لم يستلم أحد الحالة. ولا تصل التذكيرات إلا إلى المالك، كتنبيهات المالك.
• إغلاق الحالة لا يعيد تشغيل المساعد أبدًا. اختر أعدها إلى المساعد في المحادثة لذلك. انظر تولّي محادثة.
• يطلب حذف بياناته: يبقى الحذف قرار المالك، باستخدام احذف بيانات هذا العميل أو طلب خصوصية. انظر تعامل مع طلب خصوصية من عميل.
• استلام حالة محوَّلة هو تولّي التحويل: لا يحصل عليها إلا شخص واحد. انظر تولَّ تحويلًا من الاستقبال وأعِده.
• البنود التي لا تخص محادثة (رسالة ربما لم تصل، أو حجز يجب التحقق منه، أو عربون متأخر) موجودة في صفحة مشكلات الاستقبال.
• يمكن للمدير تحويل الحالة إلى تذكرة دعم في تطبيق الدعم. انظر استيراد حالة من الاستقبال.