Mengizinkan Resepsionis menjawab e-mail dan obrolan web

Pada e-mail dan obrolan situs Anda, Resepsionis (AI) mengikuti Mode AI (e-mail, obrolan web) setiap tim. Resepsionis menjawab berdasarkan pengetahuan yang diterbitkan dan catatan Anda, menulis draf untuk tim, atau tetap nonaktif, serta menyerahkan percakapan kepada tim saat manusia diperlukan. Di WhatsApp, Resepsionis mengikuti Pengaturan Resepsionis (lihat memilih cara Resepsionis menjawab).

Sebelum memulai

• Anda memerlukan hak Siapkan kotak masuk (tim, saluran, tenggat).
• Siapkan dahulu obrolan web atau alamat e-mail masuk tim.
• Berikan informasi sebagai dasar jawaban Resepsionis: mengelola pengetahuan Resepsionis.

Langkah-langkah

1. Buka Kotak Masuk → Pengaturan kotak masuk.
2. Pada Tim, temukan tim yang menjawab obrolan web atau alamat e-mail.
3. Pilih Mode AI (e-mail, obrolan web):
   • nonaktif: Resepsionis tidak menjawab; tim Anda yang menjawab.
   • draf untuk dikirim manusia: Resepsionis menulis Draf AI pada percakapan; manusia mengirim atau membuangnya.
   • menjawab pertanyaan sederhana atau menjawab dalam batasnya: Resepsionis menjawab pelanggan secara langsung berdasarkan pengetahuan yang diterbitkan dan catatan Anda, dalam batas penyiapan yang telah diterbitkan, lalu menyerahkan sisanya kepada tim. Pelanggan yang meminta manusia langsung diteruskan kepada tim.
4. Pilih Simpan.

Yang Anda lihat di Kotak Masuk

• Percakapan yang ditangani Resepsionis menampilkan bilah Resepsionis AI bekerja di sini beserta modenya, dan pesannya ditandai AI.
• Dalam mode draf, baca Draf AI, ubah jika perlu, lalu pilih Kirim, atau Buang.
• Untuk menjawab sendiri, pilih Ambil alih. Resepsionis tetap diam sampai seseorang memilih Kembalikan ke asisten. Lihat mengambil dan mengembalikan serah terima.

Perlu diketahui

• Beberapa pesan, satu jawaban. Ketika pelanggan mengirim beberapa pesan berturut-turut, Resepsionis menunggu sejenak lalu menjawab semuanya sekaligus.
• Batas harian balasan e-mail AI. Resepsionis mengirim hingga 200 balasan e-mail AI sehari (hari lokal organisasi Anda). Setelah itu, e-mail baru masuk ke tim Anda, dan manajer menerima satu pemberitahuan hari itu: “Resepsionis mencapai batas balasan e-mail hari ini, sehingga e-mail baru masuk ke tim Anda”. Konfirmasi singkat yang biasa tetap dikirim kepada pelanggan.
• Konfirmasi otomatis. Ketika e-mail diteruskan kepada tim, pelanggan menerima satu konfirmasi singkat, ditandai sebagai balasan otomatis. Setiap percakapan menerima paling banyak satu per hari, dan setiap alamat paling banyak tiga per hari. E-mail di luar kantor dan buletin tidak pernah dijawab.
• Pengirim belum terverifikasi. E-mail yang tiba tanpa lolos pemeriksaan pengirim (SPF, DKIM, atau DMARC) tidak pernah bergabung dengan percakapan sebelumnya, meskipun subjeknya sama. E-mail itu membuka percakapan baru bertanda Pengirim belum terverifikasi. Jangan membagikan detail akun atau pesanan sebelum mengetahui siapa pengirimnya.
• “Ya” hanya dihitung jika baru. Reservasi atau pesanan hanya dilanjutkan berdasarkan pesan baru pelanggan sendiri; “ya” yang dikutip dari e-mail lama tidak pernah dianggap sebagai konfirmasi.
• Kredit AI. Balasan yang dikirim Resepsionis menggunakan kredit AI Anda. Lihat kredit AI untuk Resepsionis.
• Penerimaan e-mail di alamat tim masih dalam akses awal; lihat menerima e-mail pelanggan.