Front Desk को ईमेल और वेब चैट का जवाब देने दें

ईमेल और वेबसाइट चैट पर Front Desk (AI) हर टीम के AI मोड (ईमेल, वेब चैट) का पालन करता है। वह आपकी प्रकाशित जानकारी और रिकॉर्ड से जवाब देता है, टीम के लिए मसौदे लिखता है या बंद रहता है; व्यक्ति की ज़रूरत पर बातचीत टीम को सौंपता है। WhatsApp पर Front Desk इसके बजाय Front desk सेटिंग्स का पालन करता है (Front Desk कैसे जवाब देता है, चुनें देखें)।

शुरू करने से पहले

• आपको इनबॉक्स सेट करें (टीमें, चैनल, समयसीमाएँ) अधिकार चाहिए।
• पहले वेब चैट या टीम का आने वाले ईमेल का पता सेट करें।
• Front Desk को जवाब देने की सामग्री दें: Front Desk की जानकारी प्रबंधित करें।

चरण

1. Inbox → इनबॉक्स सेटिंग्स खोलें।
2. टीमें में वेब चैट या ईमेल पते का जवाब देने वाली टीम ढूँढें।
3. उसका AI मोड (ईमेल, वेब चैट) चुनें:
   • बंद: Front Desk जवाब नहीं देता; आपकी टीम देती है।
   • व्यक्ति के भेजने के लिए मसौदे: Front Desk बातचीत में AI मसौदा लिखता है; व्यक्ति उसे भेजता या हटाता है।
   • सरल सवालों का जवाब देता है या अपनी सीमाओं में जवाब देता है: Front Desk आपकी प्रकाशित सेटअप की सीमाओं में प्रकाशित जानकारी और रिकॉर्ड से खुद ग्राहक को जवाब देता है और बाकी टीम को सौंपता है। व्यक्ति से बात माँगने वाला ग्राहक सीधे टीम को जाता है।
4. सहेजें चुनें।

Inbox में क्या दिखता है

• Front Desk वाली बातचीत में उसके मोड के साथ AI front desk यहाँ काम करता है पट्टी दिखती है और उसके संदेश AI चिह्नित होते हैं।
• मसौदा मोड में AI मसौदा पढ़ें, ज़रूरत पर बदलें और भेजें चुनें, या हटाएँ।
• खुद जवाब देने के लिए ज़िम्मेदारी संभालें चुनें। किसी के सहायक को वापस दें चुनने तक Front Desk चुप रहता है। हस्तांतरण लें और वापस दें देखें।

जानने योग्य बातें

• कई संदेश, एक जवाब। ग्राहक लगातार कुछ संदेश भेजे तो Front Desk थोड़ा इंतज़ार करके उनका साथ में जवाब देता है।
• AI ईमेल जवाबों की दैनिक सीमा। Front Desk रोज़ अधिकतम 200 AI ईमेल जवाब भेजता है (संगठन का स्थानीय दिन)। उसके बाद नए ईमेल टीम को जाते हैं और प्रबंधकों को उस दिन एक सूचना मिलती है: “Front Desk आज ईमेल जवाबों की सीमा तक पहुँच गया है, इसलिए नए ईमेल आपकी टीम को जाते हैं।” सामान्य छोटी पावती ग्राहक को फिर भी जाती है।
• स्वचालित पावतियाँ। ईमेल टीम को जाने पर ग्राहक को स्वचालित जवाब चिह्नित एक छोटी पावती मिलती है। हर बातचीत को दिन में अधिकतम एक और हर पते को अधिकतम तीन मिलती हैं। कार्यालय से बाहर होने के ईमेल और न्यूज़लेटर का जवाब कभी नहीं दिया जाता।
• अप्रमाणित प्रेषक। सफल प्रेषक जाँच (SPF, DKIM या DMARC) के बिना आया ईमेल पुरानी बातचीत से नहीं जुड़ता, विषय मिलने पर भी नहीं। वह अप्रमाणित प्रेषक चिह्नित नई बातचीत खोलता है। लेखक की पहचान जानने तक खाते या ऑर्डर की जानकारी साझा न करें।
• नई “हाँ” ही मान्य है। बुकिंग या ऑर्डर केवल ग्राहक के अपने नए संदेश पर आगे बढ़ता है; पुराने ईमेल से उद्धृत “हाँ” पुष्टि नहीं मानी जाती।
• AI क्रेडिट। Front Desk के भेजे जवाब आपके AI क्रेडिट में गिने जाते हैं। Front Desk के AI क्रेडिट देखें।
• टीम के पते पर ईमेल पाना शुरुआती पहुँच में है; ग्राहक ईमेल प्राप्त करें देखें।