जवाब की समयसीमाएँ तय करें और Inbox रिपोर्ट पढ़ें

जवाब की समयसीमा (SLA) बताती है कि ग्राहक को कितनी जल्दी जवाब मिलना चाहिए। Kluvan समय गिनता है, समाप्ति से पहले ज़िम्मेदार व्यक्ति को चेताता है और चूकने पर टीम प्रमुख को बताता है, ताकि कोई ग्राहक भूलकर प्रतीक्षा में न रहे।

शुरू करने से पहले

• समयसीमा बदलने के लिए इनबॉक्स सेट करें (टीमें, चैनल, समयसीमाएँ) चाहिए। Inbox वाले सभी लोग बातचीत पर इन्हें देखते हैं।

चरण

1. Inbox → इनबॉक्स सेटिंग्स खोलकर जवाब की समयसीमाएँ और कार्य घंटे तक जाएँ।
2. मानक नीति में हर प्राथमिकता (कम, सामान्य, उच्च, अत्यावश्यक) के लिए पहला जवाब इतने में (मिनट) और अगला जवाब इतने में (मिनट) लिखें।
3. समय का इतना हिस्सा इस्तेमाल होने पर चेताएँ (%) तय करें, जैसे 80।
4. कार्य घंटों के बाहर घड़ी रोकनी हो तो केवल कार्य घंटे गिनें टिक करें।
5. कार्य घंटे में कार्य दिवस टिक करें और से व तक तय करें। कोई दिन टिक न हो तो देश के सप्ताहांत के अलावा हर दिन है।
6. देश के सार्वजनिक अवकाश छुट्टी हैं टिक करें और अन्य छुट्टियाँ जोड़ें (प्रति पंक्ति एक तारीख, yyyy-mm-dd)।
7. सहेजें चुनें।
8. टीमें में जवाब की समयसीमाएँ के अंतर्गत हर टीम की नीति और टीम प्रमुख (चूक की सूचना) चुनें।

बातचीत पर

• बचे समय के साथ जवाब देना है, जल्द जवाब देना है, जवाब देर से है, या घड़ी रुकी है दिखता है।
• दृश्यों का जल्द समयसीमा पार समयसीमा के पास वाली बातचीत दिखाता है।
• ग्राहक के संदेश से घड़ी शुरू होती और जवाब पर रुकती है। ग्राहक की प्रतीक्षा या स्थगन में ठहरती है; ग्राहक फिर लिखे तो वहीं से जारी होती है।
• प्राथमिकता बदलने पर चलती समयसीमा उसके शुरू से फिर मापी जाती है।

रिपोर्ट पढ़ें

1. Inbox खोलकर रिपोर्ट चुनें।
2. से और तक चुनकर दिखाएँ चुनें।
3. हर पंक्ति (सभी, हर चैनल, हर ज़िम्मेदार व्यक्ति) पढ़ें: बातचीत, पहला जवाब (मध्यिका, मिनट), समाधान (मध्यिका, मिनट) और समयसीमा पार। डाउनलोड के लिए CSV चुनें।

जानने योग्य बातें

• पहले चेतावनी, फिर एक सूचना। चेतावनी के हिस्से पर ज़िम्मेदार व्यक्ति (या टीम प्रमुख) को सूचना और आज पर मद मिलती है। समयसीमा चूक टीम प्रमुख और ज़िम्मेदार व्यक्ति को एक बार बताई जाती है, दो सर्वर होने पर भी।
• रिपोर्ट का समय ग्राहक की प्रतीक्षा के बीते मिनट हैं।
• छुट्टियाँ संगठन का समय क्षेत्र और देश के सप्ताहांत व अवकाश इस्तेमाल करती हैं।
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