فرنٹ ڈیسک کی حوالگی لیں اور واپس دیں

حوالگی کا مطلب ہے کہ فرنٹ ڈیسک کہہ رہا ہے "اس کا جواب کسی فرد کو دینا چاہیے"۔ بات چیت آپ کی ٹیم کا انتظار کرتی ہے، فرنٹ ڈیسک خاموش رہتا ہے، اور صرف ایک فرد اسے لیتا ہے۔

شروع کرنے سے پہلے

• آپ کے پاس ان باکس میں گاہکوں کو جواب دیں کا اختیار ہونا چاہیے اور آپ اس ٹیم کے رکن ہوں جس کی یہ بات چیت ہے۔ مالکان، منیجرز اور ہر ٹیم کی بات چیت دیکھیں کا اختیار رکھنے والے کوئی بھی حوالگی لے سکتے ہیں۔

فرنٹ ڈیسک کب حوالے کرتا ہے

یہ تب حوالے کرتا ہے جب گاہک کسی فرد کو مانگے، جب یہ آپ کی معلومات سے جواب نہ دے سکے، شکایت پر، جب آپ کے دو ذرائع مختلف قیمتیں بتائیں، جب اسے پہلے جاننا ہو کہ گاہک کون ہے، جب کچھ ناکام ہو، یا جب دن کی حدیں پوری ہو جائیں۔ گاہک کو ایک پیغام ملتا ہے کہ ٹیم کا کوئی فرد یہیں جواب دے گا۔

مراحل

1. حوالگی تلاش کریں: گھنٹی آپ کی ضرورت کے نیچے ایک گاہک کسی شخص کا انتظار کر رہا ہے دکھاتی ہے، اور بات چیت پر کون جواب دیتا ہے: ٹیم کے کسی فرد کا انتظار اور ایک منتقلی انتظار میں ہے کا نشان ہوتا ہے۔
2. بات چیت گھنٹی، ان باکس یا ان باکس ← فرنٹ ڈیسک (فلٹر آپ کی ضرورت) سے کھولیں۔
3. اسے لیں: ان باکس میں بات چیت سنبھالیں منتخب کریں، یا ٹیم کیس پر لے لیں۔ جواب بھیجنے سے بھی یہ آپ کے پاس آ جاتی ہے۔ کون جواب دیتا ہے بدل کر آپ ہو جاتا ہے۔
4. گاہک کو جواب دیں۔
5. جب گاہک کو کسی فرد کی ضرورت نہ رہے تو اسسٹنٹ کو واپس دیں منتخب کریں۔ فرنٹ ڈیسک اس گاہک کے اگلے پیغام سے دوبارہ جواب دیتا ہے۔

جاننے کی باتیں

• یہ صرف ایک فرد کو ملتی ہے۔ اگر دو لوگ ایک ہی وقت میں ایک ہی حوالگی لیں تو ایک کو ملتی ہے اور دوسرا کسی اور نے یہ بات چیت پہلے لے لی دیکھتا ہے۔ یہ دیکھنے کے لیے کہ یہ کس کے پاس ہے، صفحہ دوبارہ لوڈ کریں۔
• کسی فرد کے اوپر کچھ نہیں بھیجا جاتا۔ سنبھالنے سے پہلے فرنٹ ڈیسک کا تیار کیا ہوا جواب کبھی نہیں بھیجا جاتا۔ اگر آپ کے لکھتے ہوئے بات چیت کسی اور کے پاس چلی گئی ہو تو Kluvan جواب دینے سے پہلے صفحہ دوبارہ لوڈ کرنے کو کہتا ہے (fd_owner_changed)۔
• فرد ہی ذمہ دار رہتا ہے۔ گاہک کی چیٹ یا آپ کا سیشن ختم ہو جائے تب بھی بات چیت ٹیم کے پاس رہتی ہے۔ بات چیت یا ٹیم کیس بند کرنے سے یہ واپس نہیں جاتی؛ صرف اسسٹنٹ کو واپس دیں ایسا کرتا ہے۔
• آپ کی ٹیم نہیں؟ کسی دوسری ٹیم کی حوالگی پر fd_not_in_queue آتا ہے۔
• نتیجہ۔ نتیجہ معلوم ہوتے ہی بات چیت پر نظر آتا ہے، مثلاً ٹیم نے لے لیا، بکنگ کی تصدیق ہو گئی یا گاہک نے جواب دینا چھوڑ دیا (آپ کے جواب کے بعد ایک دن تک گاہک کا کوئی جواب نہیں، پھر مزید تین دن بعد بند؛ نیا پیغام اسے دوبارہ کھول دیتا ہے)۔
• بہت دیر تک انتظار۔ جب حوالے کیا گیا گاہک فرنٹ ڈیسک کی ترتیبات میں طے کردہ منٹوں سے زیادہ انتظار کرے تو مالک کو الرٹ ملتا ہے۔ دیکھیں WhatsApp بات چیت سنبھالیں۔
• متعلقہ: سونپیں اور حوالے کریں، ٹیم کیسز پر کام کریں۔