WhatsApp بات چیت سنبھالیں

جب گاہک کو کسی فرد کی ضرورت ہو تو آپ کی ٹیم ان باکس میں جواب دیتی ہے۔ فرنٹ ڈیسک تب تک خاموش رہتا ہے جب تک کوئی بات چیت واپس نہ دے۔

شروع کرنے سے پہلے

• آپ کو مالک یا منیجر ہونا چاہیے، یا آپ کے پاس ادھار: کس پر کتنا باقی ہے، ادائیگیاں درج کریں کا اختیار ہو: اس صفحے پر گاہکوں کے نام اور ان کی باتیں ہوتی ہیں۔
• یہ صفحہ فرنٹ ڈیسک کا WhatsApp ویو ہے۔ یہی بات چیت مشترکہ ان باکس میں بھی ٹیموں، سونپنے اور مہلتوں کے ساتھ موجود ہے (دیکھیں بات چیت کا جواب دیں)۔
• WhatsApp جڑا ہونا چاہیے۔ دیکھیں WhatsApp جوڑیں۔

مراحل

1. ان باکس ← فرنٹ ڈیسک کھولیں۔
2. ٹیم کے حوالے کی گئی بات چیت پہلے دیکھنے کے لیے آپ کی ضرورت کا فلٹر منتخب کریں۔
3. کوئی بات چیت منتخب کریں۔ اس کے پیغامات تصویروں، وائس نوٹ کی تحریروں اور ہر پیغام کی ترسیل کی حالت کے ساتھ کھلتے ہیں۔
4. بات چیت کے اوپر کون جواب دیتا ہے: دیکھیں۔ اگر اسسٹنٹ ابھی جواب دے رہا ہو تو بات چیت سنبھالیں منتخب کریں۔ یہ اس گاہک کو جواب دینا بند کر دیتا ہے، اور اس کا تیار کیا ہوا جواب نہیں بھیجا جاتا۔
5. مجھے سونپیں منتخب کریں تاکہ آپ کی ٹیم جانے کہ یہ کس کے پاس ہے۔
6. جواب لکھیں… میں لکھیں اور جواب دیں منتخب کریں۔
7. کام ختم ہونے پر اسسٹنٹ کو واپس دیں منتخب کریں۔

بات چیت آپ کی ٹیم کو کب جاتی ہے

فرنٹ ڈیسک بات چیت تب حوالے کرتا ہے جب گاہک کسی فرد کو مانگے، جب وہ آپ کی معلومات سے جواب نہ دے سکے، شکایت پر، جب کچھ ناکام ہو، جب کوئی جواب اس کی جانچ میں پاس نہ ہو، یا جب آج کے جوابات ختم ہو جائیں۔ گاہک کو ایک پیغام ملتا ہے کہ ٹیم کا کوئی رکن یہیں جواب دے گا۔ وجہ بات چیت پر نظر آتی ہے، مثلاً کسی فرد سے بات کرنا چاہی یا ایسا سوال جس کا جواب نہ دے سکا۔

جاننے کی باتیں

• جواب کا الرٹ۔ اگر حوالے کیا گیا گاہک مالک کو الرٹ کریں جب گاہک اس سے زیادہ انتظار کرے (منٹ) میں طے کردہ منٹوں (ڈیفالٹ 15) سے زیادہ انتظار کرے تو مالک کو WhatsApp گاہک انتظار میں کا الرٹ ملتا ہے، ہر حوالگی پر ایک بار۔ دیکھیں مالک کے الرٹ۔
• 24 گھنٹے کی حد۔ صفحہ دکھاتا ہے کہ آزاد جوابات کب تک ممکن ہیں۔ گاہک کے کسی پیغام کے بغیر 24 گھنٹے گزرنے کے بعد WhatsApp تب تک کوئی آزاد جواب نہیں جانے دیتا جب تک وہ دوبارہ نہ لکھیں، اور آپ کا جواب رد ہو جاتا ہے۔
• ڈرافٹ۔ ڈرافٹ موڈ میں (یا آپ کی پائلٹ فہرست سے باہر کے نمبروں کے لیے) اسسٹنٹ کا متن اسسٹنٹ کا ڈرافٹ کے طور پر نظر آتا ہے؛ اسے دیکھیں اور یہ ڈرافٹ بھیجیں منتخب کریں۔
• تصدیق نہیں ہوئی۔ جس پیغام کی ترسیل کی تصدیق نہ ہوئی ہو وہ تصدیق نہیں ہوئی کے ساتھ دوبارہ بھیجیں دکھاتا ہے، جو ایک نیا پیغام بھیجتا ہے۔
• ٹیم کیس بند کرنے سے اسسٹنٹ نہیں جاگتا۔ صرف اسسٹنٹ کو واپس دیں ایسا کرتا ہے۔ دیکھیں ٹیم کیسز پر کام کریں۔
• اس گاہک کا ڈیٹا مٹائیں (صرف مالک) گاہک کی بات چیت، تصویریں، خلاصہ اور کیسز حذف کر دیتا ہے۔ اسے واپس نہیں کیا جا سکتا۔ دیکھیں گاہک کی رازداری کی درخواست نمٹائیں۔
• کوئی اور زیادہ تیز تھا۔ اگر کوئی ساتھی اسی لمحے بات چیت لے لے تو آپ کو کسی اور نے یہ بات چیت پہلے لے لی نظر آتا ہے۔ دیکھیں فرنٹ ڈیسک کی حوالگی لیں اور واپس دیں۔
• بات چیت سے باہر کے مسائل، جیسے ایسا جواب جو شاید نہ پہنچا ہو، فرنٹ ڈیسک کے مسائل کے صفحے پر ہوتے ہیں (مالک اور منیجرز)۔
• اس صفحے پر سونپنے کا واحد طریقہ مجھے سونپیں ہے۔ ٹیمیں، سونپنے کے اصول، حوالگی اور جواب کی مہلت ان باکس میں ہیں: دیکھیں سونپیں اور حوالے کریں اور جواب کی مہلت طے کریں۔