ان باکس میں فرنٹ ڈیسک کے ساتھ کام کریں

فرنٹ ڈیسک آپ کے ان باکس میں AI ہے۔ یہ WhatsApp، ای میل اور آپ کی ویب سائٹ کی چیٹ پر گاہکوں کو آپ کے اپنے جوابات، معلومات اور ریکارڈز سے جواب دیتا ہے، یا آپ کی ٹیم کے لیے مسودے لکھتا ہے۔ اس کی لکھی ہر چیز پر AI کا نشان ہوتا ہے، اور کوئی بھی فرد کسی بھی لمحے بات چیت سنبھال سکتا ہے۔ WhatsApp کے لیے آپ کے ادارے کا اپنا WhatsApp Business اکاؤنٹ ضروری ہے۔

شروع کرنے سے پہلے

• آپ کے پاس ان باکس میں گاہکوں کو جواب دیں کا اختیار ہونا چاہیے۔
• فرنٹ ڈیسک WhatsApp پر کیسے جواب دے، یہ فرنٹ ڈیسک کی ترتیبات میں طے ہوتا ہے (دیکھیں چنیں کہ فرنٹ ڈیسک کیسے جواب دے)۔ ای میل اور ویب چیٹ پر یہ ان باکس کی ترتیبات میں ہر ٹیم کے AI موڈ (ای میل، ویب چیٹ) پر چلتا ہے۔

مراحل

1. ان باکس کھولیں۔ جن بات چیت میں فرنٹ ڈیسک فعال ہو ان پر فہرست میں AI کا نشان ہوتا ہے۔
2. کوئی ایک کھولیں۔ ایک پٹی پر اس کے موڈ کے ساتھ یہاں AI فرنٹ ڈیسک کام کر رہا ہے لکھا ہوتا ہے، اور اس کے پیغامات پر AI کا نشان ہوتا ہے۔
3. اگر فرنٹ ڈیسک نے AI مسودہ لکھا ہو تو اسے پڑھیں اور ضرورت ہو تو متن میں ترمیم کریں۔
4. اگر مسودے میں ایسی قیمتیں یا رقمیں ہوں جو Kluvan کو آپ کے ریکارڈز میں نہیں ملیں تو انہیں جانچنے کے بعد میں نے یہ اعداد جانچ لیے: … نشان زد کریں۔
5. مسودہ بھیجنے کے لیے بھیجیں منتخب کریں، یا اسے چھوڑنے کے لیے رد کریں۔
6. خود جواب دینے کے لیے بات چیت سنبھالیں منتخب کریں۔ پٹی بدل کر اس بات چیت میں AI رکا ہوا ہے: یہاں ٹیم جواب دیتی ہے۔ ہو جاتی ہے۔ خود جواب بھیجنے سے بھی بات چیت آپ کے پاس آ جاتی ہے۔
7. جب گاہک کو کسی فرد کی ضرورت نہ رہے تو اسسٹنٹ کو واپس دیں منتخب کریں۔

جاننے کی باتیں

• AI کبھی کسی فرد کے اوپر نہیں بولتا۔ جب کوئی بات چیت سنبھال لے یا جواب دے دے تو فرنٹ ڈیسک اس بات چیت میں اسسٹنٹ کو واپس دیں تک خاموش رہتا ہے۔ بات چیت بند کرنے سے یہ واپس نہیں ملتی۔
• حوالگی۔ جب فرنٹ ڈیسک کوئی گاہک ٹیم کے حوالے کرتا ہے تو ذمہ دار (یا ٹیم لیڈ) کو اطلاع ملتی ہے "فرنٹ ڈیسک (AI) نے … ٹیم کے حوالے کیا"، اور جواب کی مہلت چلتی رہتی ہے۔
• ای میل اور ویب چیٹ۔ وہاں فرنٹ ڈیسک ٹیم کے AI موڈ (ای میل، ویب چیٹ) پر چلتا ہے: یہ جواب دیتا ہے، مسودے لکھتا ہے یا بند رہتا ہے۔ دیکھیں فرنٹ ڈیسک کو ای میل اور ویب چیٹ کا جواب دینے دیں۔
• کون جواب دیتا ہے۔ فرنٹ ڈیسک کے صفحے پر ہر بات چیت کون جواب دیتا ہے: دکھاتی ہے: اسسٹنٹ، ٹیم کا ایک فرد، ٹیم کے کسی فرد کا انتظار، یا کوئی نہیں (رکا ہوا)۔ دیکھیں فرنٹ ڈیسک کی حوالگی لیں اور واپس دیں۔
• خودکار جوابات (دفتر سے باہر کی میل، نیوز لیٹر) کا فرنٹ ڈیسک کبھی جواب نہیں دیتا۔
• جن اعداد کی یہ تصدیق نہ کر سکے وہ ایک کلک سے نہیں بھیجے جا سکتے: نشان لگانا ضروری ہے۔
• WhatsApp کا صفحہ۔ ان باکس کی سائیڈ بار میں فرنٹ ڈیسک ٹیم کیسز کے ساتھ WhatsApp کا ویو رکھتا ہے؛ دیکھیں WhatsApp بات چیت سنبھالیں اور ٹیم کیسز پر کام کریں۔