কথোপকথনের দায়িত্ব দিন, নিন ও হস্তান্তর করুন

প্রতিটি কথোপকথনের একজন দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি থাকতে পারেন: যিনি উত্তর দেন। আপনি নিতে পারেন, দলনেতা বা ব্যবস্থাপক দায়িত্ব দিতে পারেন এবং অন্য কাউকে এগোতে হলে দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি নোটসহ হস্তান্তর করতে পারেন।

শুরু করার আগে

• কথোপকথন নিতে ইনবক্সে গ্রাহকদের উত্তর দেওয়া অধিকার লাগে। অন্য কাউকে দিতে বা যেকোনো কথোপকথন হস্তান্তর করতে কথোপকথনের দায়িত্ব দেওয়া ও হস্তান্তর অধিকার লাগে।

ধাপ

কথোপকথন নিন

1. Inbox খুলে অনির্ধারিত দৃশ্য বাছুন।
2. কথোপকথন খুলে দায়িত্ব নিন বাছুন। আপনি দায়িত্বপ্রাপ্ত হন। অনির্ধারিত কথোপকথনে উত্তর পাঠালেও আপনি তার দায়িত্বপ্রাপ্ত হন।

কাউকে দায়িত্ব দিন

1. কথোপকথন খুলুন।
2. ডানে দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি ও অবস্থা-তে দায়িত্ব দিন থেকে ব্যক্তি (বা কেউ নয়) বাছুন।
3. দায়িত্ব দিন বাছুন। ব্যক্তিকে জানানো হয়।

হস্তান্তর করুন

1. নিজের দায়িত্বের কথোপকথন খুলুন (বা দায়িত্ব দেওয়ার অধিকার থাকলে যেকোনোটি)।
2. যাঁকে হস্তান্তর করবেন-তে সহকর্মী বাছুন।
3. হস্তান্তরের নোট (আবশ্যক) লিখুন: গ্রাহক কী চান, কী করেছেন, পরের কাজ কী।
4. হস্তান্তর বাছুন। কথোপকথনে নোটটি “... থেকে ...-কে হস্তান্তর” হিসেবে দেখায় এবং নতুন দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তিকে জানানো হয়।

জেনে রাখুন

• স্বয়ংক্রিয় দায়িত্ব প্রদান। প্রতিটি দল বেছে নেয় নতুন কথোপকথন কার কাছে যাবে: কেউ নয় (অনির্ধারিত-তে অপেক্ষা), পালাক্রমে পরের উপলব্ধ সদস্য, বা যোগাযোগটির সঙ্গে শেষ কাজ করা ব্যক্তি। দলে অনুপস্থিত টিক দেওয়া মানুষ নতুন কথোপকথন পান না। দল সেট আপ দেখুন।
• ঘণ্টায় খবর। কথোপকথনের দায়িত্ব বা হস্তান্তর পেলে বিজ্ঞপ্তি আসে (বিজ্ঞপ্তি দেখুন)।
• আজ-এ। আপনার দলের অনির্ধারিত কথোপকথন আজ-এ দায়িত্ব নিন সহ দেখা যায়।
• হস্তান্তরে নোট আবশ্যক, যাতে কারণ না জেনে কেউ কথোপকথন না পান।
• Front Desk পাতা-র (WhatsApp) নিজস্ব আমাকে দায়িত্ব দিন আছে; WhatsApp কথোপকথনের দায়িত্ব নেওয়া দেখুন।