Inbox-এ কথোপকথনের উত্তর দিন

ডেস্কটপে Inbox-এর তিনটি অংশ: বাঁয়ে দৃশ্য, মাঝে কথোপকথনের তালিকা এবং ডানে যোগাযোগের প্যানেলসহ খোলা কথোপকথন। ফোনে একবারে একটি অংশ দেখা যায়।

শুরু করার আগে

• আপনার নিজের দলের ইনবক্স দেখা ও ইনবক্সে গ্রাহকদের উত্তর দেওয়া অধিকার দরকার।

ধাপ

1. Inbox খুলুন।
2. দৃশ্য বাছুন: আমার, অনির্ধারিত, গ্রাহকের অপেক্ষায়, শিগগির সময়সীমা লঙ্ঘন, উল্লেখ, স্থগিত, বন্ধ বা সব খোলা। একাধিক দল থাকলে দল-এর নিচে দল বাছুন।
3. কথোপকথন খুঁজতে অনুসন্ধান-এ নাম, নম্বর, ইমেইল, বিষয় বা শব্দ লিখে চ্যানেল বাছুন, তারপর দেখান বাছুন। ফিল্টার রাখতে এই দৃশ্য সংরক্ষণ খুলে দৃশ্যের নাম লিখে সংরক্ষণ বাছুন।
4. কথোপকথন বাছুন। ছবি, ভয়েস নোটের প্রতিলিপি, ফাইল ও প্রতিটি বার্তার পৌঁছানোর অবস্থাসহ বার্তাগুলো খোলে।
5. কারও দায়িত্বে না থাকলে দায়িত্ব নিন বাছুন।
6. উত্তর-এ লিখুন বা তৈরি উত্তর বেছে বদলে নিন।
7. আবার লিখবেন ভাবলে খোলা রাখুন টিক দিন; নইলে উত্তরের পর কথোপকথন গ্রাহকের অপেক্ষায় চলে যায়।
8. পাঠান বাছুন।
9. ডানে দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি ও অবস্থা-তে অবস্থা বা অগ্রাধিকার (কম, সাধারণ, উচ্চ, জরুরি) বদলে সংরক্ষণ বাছুন; অথবা এই সময় পর্যন্ত স্থগিত-তে সময় বেছে স্থগিত করুন বাছুন।
10. সমাধান হলে বন্ধ করুন বাছুন। ফিরিয়ে আনতে আবার খুলুন বাছুন।

অনুমোদিত সময়ের পরে উত্তর

WhatsApp গ্রাহকের শেষ বার্তার 24 ঘণ্টার মধ্যেই স্বাধীন উত্তর দিতে দেয়। তারপর উত্তর বাক্স তা জানায় এবং শুধু অনুমোদিত WhatsApp টেমপ্লেট পাঠাতে পারেন: অনুমোদিত টেমপ্লেটের নাম, টেমপ্লেটের ভাষা, টেমপ্লেটের বিভাগ (সেবার আপডেট বা বিপণন) ও মান (| দিয়ে আলাদা) লিখুন। বিপণন টেমপ্লেটে গ্রাহকের নথিভুক্ত সম্মতি লাগে এবং নীরব সময়ে কখনো যায় না। ইমেইল, ওয়েব চ্যাট ও পোর্টাল কথোপকথনের এমন সময়সীমা নেই।

জেনে রাখুন

• দুজন মানুষ, এক উত্তর। সহকর্মী লিখছেন বা সবে উত্তর দিয়েছেন হলে Kluvan সতর্ক করে ও আপনার উত্তর রাখে; কথোপকথন আবার পড়ে এখনো দরকার হলে তবুও পাঠান টিক দিন।
• একবার পাঠানো। দুবার ক্লিক বা সংযোগ হারালেও উত্তর দুবার পাঠানো হয় না।
• নিজেই ফিরে আসে। স্থগিত কথোপকথন নির্ধারিত সময়ে ফেরে, এবং গ্রাহক আবার লিখলে বন্ধ কথোপকথন খোলে। গ্রাহকের অপেক্ষায় থাকা কথোপকথন আপনার নির্ধারিত দিন পরে বন্ধ হয়।
• যোগাযোগের প্যানেল গ্রাহক রেকর্ড, বকেয়া ইনভয়েস ও কোটেশন (Books অধিকার থাকলে), খোলা টিকিট ও কাজের আদেশ, সম্মতি ও অন্য কথোপকথন দেখায়।
• রিপোর্ট। রিপোর্ট ট্যাবে চ্যানেল ও দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি অনুযায়ী কথোপকথন, প্রথম উত্তর, সমাধান ও পেরিয়ে যাওয়া সময়সীমা দেখা যায় (উত্তরের সময়সীমা ঠিক করুন দেখুন)।
• সম্পর্কিত: দায়িত্ব দেওয়া ও হস্তান্তর, নোট ও উল্লেখ।