Responder conversaciones en la bandeja de entrada

En escritorio, la bandeja tiene tres partes: vistas a la izquierda, lista de conversaciones en medio y conversación abierta con panel del contacto a la derecha. En teléfono se ve una parte cada vez.

Antes de empezar

• Necesita Ver la bandeja de entrada de los equipos propios y Responder a clientes en la bandeja de entrada.

Pasos

1. Abra Bandeja de entrada.
2. Elija Mías, Sin asignar, Esperando al cliente, Próximas a vencer, Menciones, Pospuestas, Cerradas o Todas las abiertas. Si hay varios equipos, elija uno en Equipos.
3. Introduzca en Buscar un nombre, número, correo, asunto o palabras, elija Canal y seleccione Mostrar. Para conservar el filtro, abra Guardar esta vista, introduzca Nombre de la vista y seleccione Guardar.
4. Seleccione una conversación. Se abren sus mensajes con imágenes, transcripciones de notas de voz, archivos y estados de entrega.
5. Si nadie la tiene, seleccione Tomarla.
6. Escriba en Responder, o elija una Respuesta predefinida y ajústela.
7. Marque Mantenerla abierta si espera escribir otra vez; en caso contrario, pasa a Esperando al cliente tras responder.
8. Seleccione Enviar.
9. A la derecha, en Responsable y estado, cambie Estado o Prioridad (Baja, Normal, Alta, Urgente) y seleccione Guardar, o elija una hora en Posponer hasta y seleccione Posponer.
10. Cuando se resuelva, seleccione Cerrar. Reabrir la recupera.

Responder fuera de la ventana permitida

WhatsApp solo permite respuestas libres dentro de las 24 horas siguientes al último mensaje del cliente. Después, el cuadro lo indica y solo puede enviar una plantilla aprobada: introduzca Nombre de la plantilla aprobada, Idioma de la plantilla, Categoría de la plantilla (Aviso de servicio o Marketing) y Valores (separados por |). Las plantillas de marketing requieren consentimiento registrado y nunca se envían en horario de silencio. El correo, chat web y portal no tienen esta ventana.

Conviene saber

• Dos personas, una respuesta. Si un compañero está escribiendo o acaba de responder, Kluvan avisa y conserva su respuesta. Relea la conversación y marque Enviar de todos modos si aún hace falta.
• Un solo envío. Una respuesta nunca se duplica, ni con doble clic ni tras perder la conexión.
• Regreso automático. Una conversación pospuesta regresa a su hora; una cerrada se reabre cuando el cliente escribe. Las que esperan al cliente se cierran tras los días configurados.
• El panel del contacto muestra su ficha, facturas y presupuestos pendientes (con permisos de Contabilidad), tickets y órdenes abiertos, consentimiento y otras conversaciones.
• Informes. La pestaña Informes muestra conversaciones, primera respuesta, resolución y plazos incumplidos por canal y responsable (consulte fijar plazos de respuesta).
• Relacionado: asignar y derivar, notas y menciones.