Inbox

Inbox গ্রাহকদের কথোপকথন এক ভাগ করা জায়গায় আনে: WhatsApp, ইমেইল, আপনার নিজস্ব ওয়েবসাইটের চ্যাট এবং পোর্টাল থেকে পাঠানো বার্তা। প্রতিটি কথোপকথনের দল ও দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি, উল্লেখসহ অভ্যন্তরীণ নোট, উত্তরের সময়সীমা এবং সংশ্লিষ্ট যোগাযোগ থাকে। এক ক্লিকে কথোপকথনকে ডিল, কোটেশন, সহায়তা টিকিট, কাজের আদেশ বা আদায়ের কাজে রূপান্তর করা যায়।

Front Desk (AI) Inbox-এর ভেতরে কাজ করে: আপনার নিজের উত্তর, জ্ঞান ও রেকর্ড থেকে WhatsApp, ইমেইল ও ওয়েবসাইটের চ্যাটে গ্রাহকদের উত্তর দেয়, গ্রাহকের “হ্যাঁ” পেলে বুকিং ও অর্ডার নেয় এবং প্রয়োজনে কথোপকথন আপনার দলের কাছে হস্তান্তর করে। এর উত্তরের খরচ AI ক্রেডিট থেকে মেটে। মালিক, ব্যবস্থাপক ও গ্রাহক দেখাশোনার কর্মীরা এখানে কাজ করেন; Inbox, CRM, Books, Desk, Services & Maintenance এবং Collections-এর সঙ্গে যুক্ত। Inbox Sales & Customer Care ও Kluvan One-এ আছে।

কিছু অংশ প্রাথমিক প্রবেশাধিকার পর্যায়ে বা শিগগির আসছে: দলের ঠিকানায় ইমেইল গ্রহণ, WhatsApp-এর এক ক্লিকের Meta দিয়ে সাইন ইন, Front Desk বুকিংয়ের Google Calendar এবং বুকিংয়ের অগ্রিমের Stripe। WhatsApp, Meta-তে আপনার সংস্থার নিজস্ব WhatsApp Business অ্যাকাউন্ট ব্যবহার করে।

• Inbox চালু ও দল সেট আপ করুনInbox চালু করুন, সদস্য-চ্যানেল-রাউটিং শব্দসহ দল তৈরি করুন, নতুন কথোপকথনের দায়িত্ব বণ্টন বাছুন ও তৈরি উত্তর যোগ করুন।
• আপনার ওয়েবসাইটে ওয়েব চ্যাট যোগ করুননিজের ওয়েবসাইটে চ্যাট দিন: শিরোনাম, অভিবাদন, দল ও দর্শককে কী জিজ্ঞেস করবে বেছে নিয়ে পাতায় একটি লাইন বসান।
• Inbox-এ গ্রাহকের ইমেইল গ্রহণ করুনআর্লি অ্যাক্সেসপ্রাথমিক প্রবেশাধিকার। দলকে গ্রহণের ঠিকানা দিন, ভাগ করা মেইলবক্স ফরোয়ার্ড করুন এবং Inbox থেকে একই ধারায় উত্তর দিন।
• Inbox-এ কথোপকথনের উত্তর দিনদৃশ্য, চ্যানেল বা অনুসন্ধান দিয়ে কথোপকথন খুঁজুন, চ্যানেলের অনুমোদিত সময়ের মধ্যে উত্তর দিন, তৈরি উত্তর ব্যবহার করুন, স্থগিত করুন ও অবস্থা-অগ্রাধিকার ঠিক করুন।
• কথোপকথনের দায়িত্ব দিন, নিন ও হস্তান্তর করুনকথোপকথন নিজে নিন, সহকর্মীকে দিন বা নোটসহ হস্তান্তর করুন যাতে পরের ব্যক্তি অবস্থা জানেন।
• উত্তরের সময়সীমা ঠিক করুন ও Inbox রিপোর্ট পড়ুনপ্রতি অগ্রাধিকারের প্রথম ও পরের উত্তরের সময় বাছুন, শুধু কাজের সময় গুনুন এবং কে সময়মতো উত্তর দিয়েছেন দেখুন।
• অভ্যন্তরীণ নোট যোগ ও সহকর্মীকে উল্লেখ করুনকথোপকথনে গ্রাহক কখনো দেখেন না এমন নোট লিখুন, এবং সহকর্মীকে উল্লেখ করুন যাতে তিনি খবর পান ও উল্লেখ দৃশ্যে সেটি খুঁজে পান।
• কথোপকথনকে ডিল, কোটেশন, টিকিট বা কাজ করুনকথোপকথন থেকে লিড বা ডিল, খসড়া কোটেশন, সহায়তা টিকিট, কাজের আদেশ বা আদায়ের কাজ তৈরি করুন, দুই দিকের লিংকসহ।
• যোগাযোগকে গ্রাহকের সঙ্গে যুক্ত ও সদৃশগুলো এক করুনকথোপকথনের যোগাযোগকে গ্রাহক রেকর্ডে যুক্ত বা নতুন তৈরি করুন, একই ব্যক্তির যোগাযোগ এক করুন; 30 দিন পর্যন্ত ফিরিয়ে নেওয়া যায়।
• Inbox-এ পোর্টাল বার্তার উত্তর দিনপোর্টাল থেকে ইনভয়েস বা অর্ডার সম্পর্কে পাঠানো বার্তা Inbox-এর কথোপকথন হয়; আপনার উত্তর পোর্টালে ফিরে যায়।
• Inbox-এ Front Desk-এর সঙ্গে কাজ করুনFront Desk (AI) কোথায় উত্তর দেয় দেখুন, খসড়া পাঠান বা বাদ দিন, তার অঙ্ক পরীক্ষা করুন, দায়িত্ব নিন ও কথোপকথন ফেরত দিন।
• Front Desk-কে ইমেইল ও ওয়েব চ্যাটের উত্তর দিতে দিনদলের ইমেইল ও ওয়েব চ্যাটের AI মোড বাছুন, খসড়া পাঠান বা বাদ দিন, এবং AI ইমেইল উত্তরের দৈনিক সীমা ও অযাচাইকৃত প্রেরক সম্পর্কে জানুন।
• আপনার WhatsApp নম্বর যুক্ত করুনসেটিংস → Front desk চ্যানেলে Meta থেকে সংস্থার নিজের WhatsApp Business নম্বর যুক্ত করুন, পরীক্ষা করে চালু করুন।
• Front Desk কীভাবে উত্তর দেয় বাছুনWhatsApp গ্রাহকদের কে উত্তর দেয় ঠিক করুন (বন্ধ, খসড়া, পাইলট বা স্বয়ংক্রিয়) এবং Front Desk (AI) কী করে ও কখনো করে না জানুন।
• Front Desk-কে আপনার উত্তর শেখানFront Desk (AI)-কে সাধারণ প্রশ্নোত্তর ও নোট দিন, না পারা প্রশ্নের উত্তর দিন এবং প্রশ্ন পরীক্ষা করুন।
• Front Desk-এর জ্ঞান পরিচালনা করুনজ্ঞানের উৎস (লেখা, ওয়েব পাতা, নথি) যোগ করুন, পাঠক বাছুন, সংস্করণ প্রকাশ ও অবসর দিন এবং প্রশ্ন পরীক্ষা করুন।
• Front Desk-এর সেটআপ প্রকাশ ও ফিরিয়ে নিনFront Desk-এর বুকিং ও হস্তান্তরের সেটআপ সংস্করণ সংরক্ষণ, পরীক্ষা, প্রকাশ, পুরোনোতে ফেরা এবং আগে অনুমোদন চাওয়া।
• WhatsApp কথোপকথনের দায়িত্ব নিনFront Desk (AI) থামান, নিজে গ্রাহককে উত্তর দিন এবং শেষ হলে কথোপকথন ফেরত দিন।
• Front Desk-এর হস্তান্তর নিন ও ফেরত দিনFront Desk (AI) গ্রাহককে দলকে দিলে হস্তান্তর খুঁজুন, নিন, উত্তর দিন ও কথোপকথন সহকারীকে ফেরত দিন।
• ইনবক্স থেকে দলের কেসে কাজ করুনকেসের সংক্ষিপ্ত বিবরণ পড়ুন, নিন, নির্ধারিত সময় দিন, প্রস্তাবিত কাজ অনুমোদন ও বন্ধ করুন; মালিক স্মরণবার্তা পান।
• Front desk-এর ব্যতিক্রম পাতায় কাজ করুনকথোপকথনের বাইরে মানুষের দরকার এমন বিষয় দেখুন: হয়তো না পৌঁছানো উত্তর, যাচাইয়ের কাজ ও পেমেন্ট, মুছে ফেলার অনুরোধ, দেরিতে অগ্রিম।
• Front Desk দিয়ে বুকিং নিনFront Desk (AI) কীভাবে ফাঁকা সময় দেয়, ধরে রাখে, শুধু গ্রাহকের হ্যাঁ-তে বুক করে, অগ্রিম নেয় এবং অগ্রিম দেরিতে এলে কী হয়।
• Front Desk দিয়ে অর্ডার নিনFront Desk (AI) কীভাবে পণ্য থেকে অনলাইন অর্ডার তৈরি করে, গ্রাহকের নতুন হ্যাঁ-তেই জমা দেয় এবং অবস্থা জানায়।
• গ্রাহকদের পাঠানো ফাইল ও ছবিFront Desk (AI) গ্রাহকদের ছবি, PDF ও ভয়েস নোট নিয়ে কী করে, আকার ও ধরনের সীমা এবং খরচ।
• গ্রাহকের গোপনীয়তার অনুরোধ সামলানগ্রাহক বা একটি কেসের তথ্যের কপি দিন বা মুছুন; অনুরোধে মোছা মানে কী এবং কী রাখা হয় জানুন।