Buka dan selesaikan sengketa pelanggan

Saat pelanggan berkata «harganya salah» atau «separuh barang tiba rusak», buka sengketa pada faktur. Selama terbuka, jumlah tersebut tidak mendapat pengingat atau eskalasi; sisa utang tetap ditindaklanjuti.

Sebelum memulai

• Sengketa tersedia dalam Penagihan lengkap; pada Penagihan Essentials tombol Buka dinonaktifkan.
• Anda memerlukan Penagihan: tangani kasus (catatan, janji, pengingat, sengketa). Untuk menutup dengan nota kredit atau penghapusbukuan, Anda juga memerlukan Kelola dokumen penjualan dan pembayaran di Pembukuan.

Langkah

Buka sengketa

1. Buka kasus pelanggan.
2. Pada Faktur terbuka, centang faktur yang disengketakan. Untuk menyengketakan sebagian faktur, masukkan jumlah pada Jumlah yang disengketakan; biarkan kosong untuk seluruh jumlah terbuka.
3. Buka Buka sengketa.
4. Pilih Alasan: Harga, Jumlah atau kekurangan pengiriman, Rusak, Tidak dipesan, Ditagih dua kali, Pajak, Pembayaran kurang, atau Lainnya.
5. Pilih Penanggung jawab untuk menyelidiki dan Tenggat jawaban.
6. Tambahkan Catatan berisi perkataan pelanggan.
7. Pilih Buka. Faktur ditandai Disengketakan dan kasus berpindah ke Disengketakan.

Selesaikan sengketa

1. Buka Penagihan → Sengketa (atau bagian Sengketa pada kasus).
2. Temukan sengketa. Tanda Terlambat berarti tenggatnya telah lewat.
3. Pada Cara penyelesaian, pilih:
   • Nota kredit: nota kredit Pembukuan sejumlah tersebut, langsung diterapkan ke faktur sengketa;
   • Diganti atau dikirim ulang: barang sudah diperbaiki dan jumlah kembali terutang;
   • Ditolak, dengan alasan: faktur tetap berlaku; catatan alasan wajib diisi;
   • Dihapusbukukan: lihat hapus buku jumlah sengketa.
4. Untuk nota kredit atau penghapusbukuan, masukkan Jumlah jika lebih kecil dari jumlah sengketa.
5. Tambahkan Catatan dan pilih Selesaikan.

Perlu diketahui

• Hanya jumlah sengketa yang menunggu. Pengingat melewati faktur sengketa; faktur lain pelanggan mengikuti urutan pengingat seperti biasa. Laporan pelanggan menampilkan faktur ditahan selama penyelidikan.
• Pembayaran kurang. Saat mencocokkan pembayaran bank yang kurang, Anda dapat membuka sengketa Pembayaran kurang untuk selisihnya dalam langkah yang sama.
• Dari portal. Pelanggan dapat menyengketakan faktur di portal. Dengan Penagihan lengkap, sengketa terbuka pada kasus mereka dengan alasan yang diberikan (lihat jawab permintaan portal).
• Sengketa terlambat muncul di Hari ini, dan pemilik mendapat satu peringatan.
• Nota kredit adalah dokumen Pembukuan sungguhan, bernomor dan diposting seperti yang lain (lihat nota kredit dan pengembalian dana).
• Laporan alasan. Laporan Penagihan menghitung sengketa menurut alasan dengan jumlah dan hari penyelesaiannya.